Extrait du guide sur la prise en compte des solutions innovantes dans les marchés publics, Commission, 2007

■ ■ ■ Consulter le marché avant le lancement de l’appel d’offres. Comme tout autre acheteur, l’État doit déterminer, par un dialogue technique ou d’autres moyens, les solutions disponibles sur le marché, avant de prendre sa décision d’achat. La définition des objectifs et des besoins est donc une première étape essentielle dans la procédure d’achat public.

Elle détermine la capacité des soumissionnaires potentiels à proposer des offres innovantes. Cette phase de définition des besoins doit toujours précéder les discussions avec les fournisseurs présents sur le marché, pour cibler les fournisseurs potentiels. Les discussions permettront de savoir si les exigences peuvent être satisfaites et si les fournisseurs potentiels sont assez nombreux pour permettre une réelle concurrence.

Un dialogue technique permet de sonder l’état du marché avant de lancer la procédure d’appel d’offres. Pour une couverture aussi large que possible du marché, les autorités adjudicatrices peuvent faire part de leur intention d’engager un dialogue technique (Il faut souligner qu’une éventuelle publication à ce titre n’exonère pas du respect des obligations de publicité des directives sur les marchés publics une fois la procédure d’appel d’offres engagée). Une publication aussi large et rapide que possible est primordiale. Elle donne au marché la possibilité de mieux appréhender les défis à relever et de proposer des solutions optimales. Pour garantir une transparence totale, toute information fournie par l’administration pendant la phase de dialogue technique doit être communiquée à tout soumissionnaire potentiel. Pour dissiper toute inquiétude des fournisseurs en ce qui concerne la divulgation d’informations sensibles à des tiers, l’administration peut fournir une garantie de confidentialité, excluant toute communication de ce type d’informations.

Toutefois, il convient d’observer que la consultation initiale du marché (par exemple, par un éventuel dialogue technique), doit avoir lieu à la condition expresse que la recherche ou l’acceptation de conseils n’ait pas pour effet d’empêcher ni de fausser la concurrence (Voir le paragraphe 15 de la directive 2004/17/CE et le paragraphe 8 de la directive 2004/18/CE relatif au dialogue technique.)

Actions à mener :
• recenser les solutions innovantes sur le marché ;
• informer les acteurs du marché des besoins et discuter des manières d’y répondre.

■ ■ ■ Exemple : équipement de télécommunication innovant En 2003, la ville d’Heidelberg en Allemagne prévoyait de remplacer un ancien système de télécommunication par un nouveau système de téléphonie par Internet (VoIP). Le système devait intégrer la voix et les données, ce qui était une véritable prouesse technologique à l’époque.

Avant le lancement de l’appel d’offres, les acheteurs de la ville ont acquis une connaissance approfondie du marché. À cette fin, une étude de marché internationale a été menée pour déterminer les technologies et les fournisseurs potentiels. L’équipe chargée du marché a organisé
des ateliers avec tous les principaux fournisseurs, pour détailler les besoins potentiels futurs, et s’informer plus précisément des compétences et des projets technologiques des entreprises.

La ville a accepté de signer une clause de confidentialité à l’attention des fournisseurs, pour empêcher la communication de toute information commerciale et technologique sensible aux différents concurrents. Cette étape a également permis à tous les fournisseurs potentiels de découvrir le contexte technique du projet.