Dialogue compétitif – Dialogue avec les candidats (Clauses)

Dialogue avec les candidats

Ateliers de début et de fin de dialogue

Atelier d’initialisation du dialogue

Le premier atelier de travail visera à :

Présenter la démarche du dialogue compétitif et rappeler les éléments relatifs aux droits et devoirs des acteurs dans le cadre de cette procédure (présentation faite par le Pouvoir adjudicateur) ;

Permettre aux candidats de se présenter et de présenter leur vision du projet (démarche, répartition des rôles des acteurs…..) à l’occasion d’une première réflexion sur l’ensemble des besoins exprimés dans le programme fonctionnel

Permettre aux candidats de poser des questions sur le dossier de consultation des entreprises et leurs conséquences sur la conduite du dialogue compétitif

Atelier de fin de dialogue

Lorsque le Pouvoir adjudicateur estime que la discussion est arrivée à son terme, elle en informe les candidats qui ont participé à toutes les phases de la consultation afin de prévoir une séance pédagogique de présentation, par les candidats, des éléments constitutifs de leurs futures offres finales. Cet atelier a pour but de faire un point sur l’ensemble des sujets qui ont été abordés avec chacun des candidats rappelés ci-dessus.

Visite du site ou du plateau technique du candidat

Chacun des candidats proposera et organisera la visite d’un site / plateau de centre d’assistance par le Pouvoir adjudicateur.

Les dates exactes de visite seront arrêtées conjointement lors de la réunion de contexte et dans le respect du planning général prévisionnel.

Les visites seront planifiées entre la soutenance des propositions en réponse à la version 1 du DCE et l’envoi de sa version 2.

Ces visites servent à vérifier la réalité de sa proposition concernant notamment les domaines suivants :

•      fonctionnel (compétences, profils, charge) ;
•      méthodologie, organisation, niveau d’utilisation des outils… ;
•      technique (compétences, profils, charge) ;

Les règles de visites seront arrêtées conjointement entre le candidat et le Pouvoir adjudicateur dans le respect des règles suivantes :

•      Echanges : Langue Française
•      Durée : 4 heures maximum
•      Localisation de la visite : xxx
•      Accès au site : Respect des règles d’accès et de sécurité du site visite
•      Déroulement : Déroulement de la visite selon le planning arrêté entre le site accueillant et le Pouvoir adjudicateur.

Proposition de déroulement :

Présentation de chaque personne présente, du site accueillant, du Pouvoir adjudicateur

Présentation de la solution en place

Questions/réponses du Pouvoir adjudicateur relatives à la solution mise en oeuvre sur le site

Compte rendu : Rédigé par le Candidat

Les visites devront refléter la réalité de la prestation réalisée par le candidat. En aucun cas le candidat ne modifiera les modalités d’exécution de sa prestation

Précisions relatives aux maquettes et prototypes

Maquettes

Le candidat met son projet de maquette concernant [A PRECISER] à la disposition du pouvoir adjudicateur, qui s’engage à en respecter la confidentialité. Cette mise à disposition est temporaire et cessera  par la restitution du projet au candidat évincé dans les [A PRECISER] mois suivant l’attribution définitive du marché, en l’absence de contentieux lié à cette attribution. En présence d’un tel contentieux, la détention de la maquette par le Pouvoir adjudicateur pourra être prolongée le temps nécessaire à sa défense.

L’exécution de la maquette par le candidat est obligatoire. A défaut, elle constitue un motif d’élimination du candidat. La maquette sera installée dans les locaux de l’administration.]

Prototypes

Lors de la phase 2 du processus de dialogue compétitif,le Pouvoir adjudicateur attendra des candidats encore en lice la production et la démonstration de prototypes fonctionnels et techniques (Proof of Concept ou POC). Les prototypes à produire seront mis en oeuvre par les candidats sur la base de scénarios fournis par le Pouvoir adjudicateur au plus tard 6 semaines avant les premières démonstrations de chaque candidat encore en lice. Les modalités exactes de réalisation, de présentation et de mise en place seront également précisées lors de l’envoi des scénarios aux candidats encore en lice.

Pour ces prototypes, le Pouvoir adjudicateur souhaite que ses agents puissent procéder aux manipulations de l’outil.

Obligations liées à la confidentialité des échanges

■ ■ ■ Clause 1

Au cours du dialogue, le Pouvoir adjudicateur ne pourra révéler aux autres candidats des solutions proposées ou des informations confidentielles communiquées par un candidat dans le cadre de la discussion, sans l’accord de celui-ci.

Au-delà, le pouvoir adjudicateur s’interdit de communiquer les renseignements dont la divulgation : a) serait contraire à la loi, en particulier violerait le secret industriel et commercial ; b) serait contraire à l’intérêt public ; c) pourrait nuire à une concurrence déloyale entre les opérateurs économiques.

Les candidats sont pour leur part tenus à une obligation de confidentialité sur les informations dont ils seraient devenus dépositaires suite à leurs contacts avec le Pouvoir adjudicateur

■ ■ ■ Clause 2

La personne publique demandera l’autorisation expresse des candidats afin de disposer de certains éléments en vue de faire avancer le dialogue et la détermination de la solution de nature à satisfaire les besoins de l’administration dans ses discussions avec les autres candidats, sans mentionner l’origine de ces informations.

■ ■ ■ Clause 3

Au cours du dialogue, chaque candidat est entendu dans des conditions de stricte égalité. Le pouvoir adjudicateur ne peut donner à certains candidats des informations susceptibles de les avantager par rapport à d’autres. Le Pouvoir adjudicateur s’engage à transmettre le même niveau d’information à chacun des candidats, aux différents stades de la procédure.

Il importe aux candidats qui fourniraient des informations confidentielles, de bien le préciser lors de leur communication

Forme des auditions et localisation

Sur la base de l’offre initiale adressée par les candidats au pouvoir adjudicateur, les auditions pourront s’engager :
– Sous forme de réunions aux cours desquelles le candidat sera amené à réaliser des tests et produire des documents,
– Et/ou sous forme d’échanges écrits par mail avec accusé de réception.
Les auditions ont lieu dans les locaux du pouvoir adjudicateur ; elles ne sont pas publiques.

Convocations et ordre du jour

■ ■ ■ Clause 1

La convocation propre à chaque participant précisera le lieu, la date, et l’heure de chaque audition ainsi que l’ordre du jour.

Le Pouvoir adjudicateur enverra un courrier aux candidats concernés avant chaque audition avec une liste de questions auxquelles chaque candidat aura à répondre dans le cadre du dialogue. Il transmettra également des éléments complémentaires nécessaires à l’élaboration des propositions.

Le délai pour préparer et transmettre une nouvelle proposition sera précisé dans chaque convocation.

■ ■ ■ Clause 3 : modification possible des dates de convocation

Les candidats retenus par le PA sont convoqués individuellement, pour chaque phase du dialogue à laquelle ils sont admis à participer, par une lettre d’invitation à dialoguer, pour présenter leurs propositions de projets devant la commission de dialogue compétitif.

Ils seront convoqués par télécopie au plus tard huit jours francs avant la date prévue pour l’entretien. Les convocations préciseront notamment le lieu, la date, et l’heure. Un plan de présentation pourra être joint aux convocations.

D’un commun accord entre le Pouvoir adjudicateur et le candidat, les dates et heures figurant sur la convocation pourront être modifiées. En cas de désaccord, l’entretien s’effectuera aux dates et heures initialement fixées.

■ ■ ■ Clause 4

Le Pouvoir adjudicateur envoie à l’ensemble des candidats l’ordre du jour détaillé de chaque atelier au plus tard 4 jours ouvrés avant la date de passage du premier candidat. Avec cet ordre du jour figurent :

• une convocation indiquant la salle de réunion où se déroulera l’atelier, la date et les horaires exacts de déroulement de l’atelier, la date de retour attendu pour le support d’atelier ainsi que la durée prévisionnelle de l’atelier ;
• d’éventuelles précisions nécessaires pour la préparation de l’atelier,
• une trame de compte rendu qui devra être utilisée pour assurer la traçabilité des échanges.

Questions / Réponses

Le candidat peut interroger la personne publique avant le début de la phase de dialogue. La date limite de demande de renseignements est de 8 jours calendaires minimum avant le début de la phase de dialogue. Une réponse sera adressée à tous les candidats au plus tard 4 jours avant le début de la phase de dialogue.

Support de présentation

■ ■ ■ Clause 1

Pour chaque phase de dialogue, les propositions de projets des candidats doivent strictement se cantonner au(x) thème(s) qui leur est (sont) communiqué(s) ci-dessous et rappelés lors de l’envoi des lettres d’invitation à dialoguer.

Chaque candidat admis en phase de dialogue doit impérativement remettre la proposition de projets qu’il entend soutenir au plus tard six (6) jours avant la date de l’audition. Cette date lui est communiquée à l’occasion de l’envoi de la lettre d’invitation à dialoguer.

La proposition de projets doit être remise sur support papier et informatique (clé USB ou CD) et fournie en six (6) exemplaires, à savoir un (1) original et cinq (5) copies, adressés selon les modalités définies à la section V du présent RC.

■ ■ ■Clause 2

Au jour indiqué dans la convocation pour le retour des supports de réunion (au plus tard 2 jours ouvrés avant la date de l’atelier), le candidat renvoie un dossier de présentation en format électronique comportant les supports prévus pour l’atelier y compris les sujets supplémentaires qu’il souhaite voir aborder lors de l’atelier au titre des questions diverses, la liste complète des intervenants qu’il mobilise pour l’atelier ainsi que la liste de leurs matériels envisagés (au-delà du vidéoprojecteur fourni par le Pouvoir adjudicateur) . Il doit inclure les points à aborder dans son dossier de présentation. Le candidat doit en conséquence préparer le contenu de sa présentation afin de respecter le délai prévu pour l’atelier et en prenant en compte les échanges avec le Pouvoir adjudicateur

Le dossier de présentation devra être envoyé par mail avec accusé de réception et de lecture à l’adresse suivante

■ ■ ■ Clause modification du support

En cas de modification du support de l’atelier après l’envoi d’une première version au Pouvoir adjudicateur, le candidat prépare … exemplaires qu’il distribue aux participants du Pouvoir adjudicateur. Toutes les modifications portées à ce support par rapport à la version diffusée doivent être clairement identifiables.

Ordre de passage

■ ■ ■ Clause 1

L’ordre de passage des candidats est défini par l’ordre de réception des candidatures.

■ ■ ■ Clause 2

L’ordre de passage des sociétés est déterminé par tirage au sort préalablement à chacune des phases de dialogue, il peut donc être différent lors de chaque audition.

■ ■ ■Clause 3

Après que la liste des candidats admis à dialoguer ait été établie par le pouvoir adjudicateur sur la base de leurs documents de candidature, le pouvoir adjudicateur procède à un tirage au sort interne pour définir l’ordre de passage des candidats pour le premier atelier. Par la suite l’ordre de passage est défini par permutation circulaire des ordres de passage de l’atelier précédent (i.e : le candidat passé en premier lors de l’atelier 1 passe en deuxième lors de l’atelier 2, le candidat passé en deuxième passe en troisième lors de l’atelier 2 et ainsi de suite jusqu’au dernier candidat de l’atelier 1 qui passe en premier lors de l’atelier 2).

Participants

Pour les candidats

■ ■ ■ Clause 1

Chaque société admise à participer aux auditions ne peut être représentée par plus de 4 personnes pour chacune des discussions.

Les personnes présentes devront être en mesure de répondre à toutes les questions relatives aux marchés.

■ ■ ■ Clause 2

Chaque candidat admis au dialogue mobilise un représentant doté de pouvoirs de direction et capable de prendre des décisions adéquates et/ou engageantes. Il doit suivre tous les ateliers du dialogue (préparation, participation et compte rendu) afin d’éviter notamment que les comptes rendus soient incomplets. Il assure en outre la cohérence des propositions techniques, fonctionnelles, financières et juridiques du candidat qu’il représente.

En cas d’absence, son remplaçant est tenu au courant de toutes les réunions précédentes.

Pour garantir un bon niveau d’échange et faciliter l’organisation logistique des ateliers il est demandé aux candidats de se limiter à un maximum de 5 participants par atelier.

Pour le pouvoir adjudicateur

Le comité de dialogue compétitif a la charge de mener à bien les discussions, d’établir les compte-rendus, de réaliser la synthèse des échanges avec le candidat à la fin de chaque phase de dialogue..

Durée

■ ■ ■ Clause 1

La durée maximale de chaque audition est d’une journée par candidat.

■ ■ ■ Clause 2

Chaque phase de dialogue peut faire l’objet d’une ou de plusieurs auditions. Ainsi, durant chaque phase, il pourra être envisagé d’auditionner plusieurs fois l’ensemble des candidats afin de ne pas laisser dans l’ombre certains points, plus particulièrement ceux relatifs aux tableaux de prix.

La première audition dure cent vingt (120) minutes maximum réparties comme suit :

– la société dispose de soixante (60) minutes maximum pour présenter ses recommandations ;

– le temps restant, soixante (60) minutes, étant consacré aux questions de la commission de dialogue visant à demander aux candidats de préciser le contenu de leurs propositions de projets.

Les auditions suivantes pourront durer jusqu’à cent quatre-vingt (180) minutes maximum réparties comme suit :

– la société dispose jusqu’à soixante (60) minutes maximum pour répondre aux éventuelles questions de la commission de dialogue relatives aux réponses que la société a adressées au PA à l’issue de la précédente phase de dialogue ;

– la société dispose de soixante (60) minutes maximum pour présenter les recommandations liées à la phase considérée ;

– le temps restant, soixante (60) minutes, étant consacré aux questions de la commission de dialogue visant à demander aux candidats de préciser le contenu de leurs propositions de projets.

Déroulement des auditions

■ ■ ■ Clause 1

Hors cas de force majeure, l’atelier débute à l’heure exacte indiquée par le Pouvoir adjudicateur lors de l’envoi de l’ordre du jour.

Si l’atelier doit commencer avec un retard imputable au candidat l’ordre du jour indiqué ne sera pas modifié. Si passée l’heure de fin indiquée aucun participant à l’atelier pour le candidat ne s’est présenté, le candidat est considéré comme ayant abandonné la procédure.

Force majeure :

Les parties ne peuvent être tenues pour responsables de l’inexécution de leurs obligations prévues pour le déroulement de la procédure, si cette inexécution est due à la force majeure.

De façon expresse, sont considérés comme cas de force majeure, ceux habituellement retenus par la jurisprudence des cours et tribunaux français et communautaires.

Dans un premier temps, si dans un cas de force majeure, le retard peut être rattrapé, le Pouvoir adjudicateur accordera un temps supplémentaire égal au retard initialement constaté. Si le retard dû à la force majeure est conséquent ou si le cas de force majeure entraine une absence aux ateliers, le Pouvoir adjudicateur se rapproche du candidat pour fixer un nouvel atelier.

Le Pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de modifier la date des ateliers ou de rajouter des ateliers supplémentaires. Il avertit les candidats au plus tard 10 jours ouvrés avant le jour préalablement fixé.

■ ■ ■ Clause Ateliers thématiques

Les ateliers seront organisés sur des thématiques d’ordre technique ou d’organisation de la prestation qui paraîtront pertinentes au Pouvoir adjudicateur, au regard des propositions fournies par les candidats.

Le Pouvoir adjudicateur se réserve la faculté d’organiser un ou plusieurs ateliers par candidat, dans la limite de la durée maximale du dialogue précisée dans le planning général de la procédure.

A titre indicatif, les ateliers porteront sur ;

• Ateliers de présentation de la démarche projet
• Ateliers fonctionnels
• Ateliers techniques
• Ateliers de pré-cadrage
• Ateliers de présentation et d’évaluation des prototypes réalisés par les candidats
• Ateliers juridiques pour préparer la contractualisation
• Ateliers financiers pour discuter des coûts associés au projet
• Ateliers d’initialisation et de fin du dialogue

■ ■ ■ Clause Avancées successives

Déroulement de la première audition

Le candidat présente la ou les sociétés qu’il représente, fait part de sa compréhension du dossier et présente les composants de la solution qu’il propose pour répondre aux exigences du programme fonctionnel (diaporama sur support Powerpoint ou équivalent).

Des questions seront posées au candidat par l’équipe désignée par le Pouvoir adjudicateur sur l’ensemble de la proposition et de la présentation effectuée en audition.

Déroulement de la deuxième audition

La deuxième audition aura pour objectif de finaliser la proposition des candidats, dans le respect des préconisations du programme fonctionnel, telles que précisées tout au long du dialogue compétitif.

Eventualité d’une troisième audition

En tant que de besoin, le Pouvoir adjudicateur pourra tenir une troisième audition.

Feuille de présence

Lors de chaque atelier une feuille de présence est signée par l’ensemble des participants qui indiquent également la société à laquelle ils appartiennent et valident le déroulé de l’ensemble des points prévus à l’ordre du jour. Le Pouvoir adjudicateur conserve ensuite cette feuille de présence dans le cadre de la traçabilité des échanges.

Compte rendu

■ ■ ■ Clause 1

Les réponses données lors des auditions feront l’objet d’une confirmation écrite par chaque candidat.

Après chaque audition, les candidats fourniront un document reprenant le contenu des différentes réponses qu’ils ont pu apporter lors des auditions et les points, qui de leur point de vue, restent à éclaircir, dans un délai de [A PRECISER] heures après l’audition, par télécopie.

■ ■ ■ Clause 2

Un exemplaire numérique est remis au pouvoir adjudicateur en début ou en fin de réunion, dans le cas où le candidat est en charge de produire le support

■ ■ ■ Clause 3

A la suite des ateliers le candidat produit sous 2 jours ouvrés un compte rendu de l’atelier selon le modèle proposé par le Pouvoir adjudicateur et envoyé avec l’ordre du jour détaillé. Le compte rendu produit par le candidat est renvoyé sous format numérique éditable au Pouvoir adjudicateur avec les éventuelles mises à jour des supports de l’atelier et de l’annexe ‘questionnaire’ avec accusé de réception et de lecture.

Ce compte rendu est au besoin corrigé par le Pouvoir adjudicateur  qui renvoie le document modifié au candidat par courriel avec accusé de réception et de lecture au plus tard sous 2 jours ouvrés.

Les parties mettront tout en oeuvre pour parvenir à un accord sur le contenu du compte rendu dans les meilleurs délais.

Ce compte rendu est, au besoin, signé par les parties.

Les courriels seront envoyés à l’adresse suivante

Autres modalités

Langue utilisée

Les discussions et les présentations sont conduites et réalisées en français.

Moyens mis à disposition

L’administration met à disposition des candidats des moyens de vidéo projection pour la présentation de leur proposition.

Retrait d’un candidat

■ ■ ■ Clause 1

Le PA peut autoriser un soumissionnaire qui jugerait qu’il n’est plus à même de poursuivre la procédure, ou qu’il n’a plus d’intérêt à se maintenir, à se dégager de la procédure en cours.

Le soumissionnaire qui opterait pour cette possibilité ne pourrait pas, en tout état de cause, prétendre à une quelconque indemnisation telle que définie à la section … du présent règlement.

■ ■ ■ Clause 2

Il est rappelé à l’ensemble des candidats qu’il leur est possible d’abandonner ou de se désister de la procédure à tout moment sous réserve du respect des engagements pris en termes de l’accord de confidentialité. L’abandon ou le désistement peut se matérialiser par une décision expresse :

– courrier, signé par une personne justifiant de sa capacité à engager la ou les sociétés candidates, en recommandé avec accusé de réception à l’adresse :

……………………………

– ou courriel accompagné d’un accusé réception et de lecture :

…………………………….

Ou par décision tacite (absence à un atelier sans motif lié à la force majeure).

 

Information des candidats non retenus

■ ■ ■ Clause 1

A l’issue de chacune des étapes, les candidats non retenus pour la phase suivante en sera informé par écrit.

■ ■ ■ Clause 2

Le PA communique à chaque soumissionnaire, par lettre recommandée avec accusé de réception, sa décision de l’éliminer dans les huit (8) jours qui suivent la clôture de la phase de dialogue considérée.

Par ailleurs, le PA peut autoriser un soumissionnaire qui jugerait qu’il n’est plus à même de poursuivre la procédure, ou qu’il n’a plus d’intérêt à se maintenir, à se dégager de la procédure en cours.