Une simple extraction de données financières ou comptables ne saurait suffire : vous serez noyez par la masse des informations à dispositions sans pouvoir les analyser concrètement. Appréhender un portefeuille achat sans méthode revient à être aveugle sur ses perspectives d’optimisations. Disposer d’une vision claire et ordonnée de ses dépenses permet pour tout Directeur Achat et Acheteur d’appréhender concrètement les actions d’optimisations à réaliser et donc de bâtir sa politique ou sa stratégie d’achat.

Que vous soyez acheteur privé ou acheteur public, la cartographie des achats vous permet d’avoir une approche ordonnée et méthodique de votre portefeuille achat :

• Quel est la volumétrie achat global de votre société, établissement ou administration ?
• Quels sont les typologies de vos dépenses (segments) et les volumétries d’achats par typologie ?
• Quels sont les services internes consommateurs par segments ?
• Quels sont les achats communs à plusieurs services?
• Quels sont les marchés les plus importants?
• Vous êtes ou non attractif pour vos fournisseurs ;

Vous y voyez désormais plus clair d’un point de vue tactique ou stratégique :

• Vous êtes ou non attractif pour vos fournisseurs ;
• Vous identifiez les premières pistes de mutualisation, sans parler encore de massification ;
• Vous pouvez prioriser vos actions sur les marchés représentant l’essentiel des gains, etc…
• Ceci, sur la base d’une analyse menée uniquement sous l’angle global et d’un segment d’achat.

Dupliquez maintenant les mêmes analyses non pas par segments, mais par fournisseurs, et par Clients internes en croisant systématiquement l’ensemble des données obtenues. De là, votre approche sans méthode vous délivrera naturellement les premières pistes d’optimisation de votre portefeuille ou du segment d’achat que vous traitez.

Si la cartographie des achats est un outil puissant pour l’analyse d’un portefeuille global ou de segments d’achats récurrents, son utilité est moindre pour des achats projets pour lesquels le benchmark reste encore la meilleure source d’optimisation quant à l’analyse interne. En tout état de cause, en prenant vos fonctions de DHA ou d’acheteur segment, votre premier réflexe se doit d’être d’obtenir ou de mettre en oeuvre la cartographie des achats.

N’oublions pas que dans les achats, prioriser l’action sur les gisements de gains les plus important permet une meilleur optimisation du peu de temps disponible que nous avons pour un ROI maximum. Par exemple, générer 70% de gains sur une famille d’achat à 50 000 euros sur 6 mois de stratégie est-il plus rentable que de générer 3% sur 6 millions dans le même laps de temps ? Nous vous laissons faire le calcul…

• Toutes les données saisies sont-elles bonnes à prendre en compte ? Souvent dans les extractions de données butes, figurent des dépenses n’ayant pas vocation à être prises en compte dans une cartographie, par exemple les subventions. Via vos codes comptables il vous faudra toiletter votre base de données si votre ERP ne le fait pas à votre place.
• J’ai l’ensemble de mes dépenses mais comment les organiser ? Rentre ici en jeu la segmentation de vos achats : soit la segmentation est déjà établie et vos dépenses sont affectées sur un code nomenclature vous permettant de les ventiler ; soit ce n’est pas le cas et la segmentation de votre portefeuille achat est de rigueur. Classiquement, sur les achats hors prod ou de fournitures et de services, les codes nomenclatures sont opérationnels ; en revanche pour les achats de production ce n’est pas toujours le cas.

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Méthodes et outils à utiliser pour réaliser sa cartographie

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Construire un pareto

La loi de Pareto, connue sous le nom de loi de 80/20 a été établie par Vilfredo Pareto (1848-1923), un économiste italien, qui a remarqué que les revenus dans la société étaient mal répartis. En effet, 80% des richesses de ce monde étaient détenus par seulement 20% de la population.

L’utilisation de la loi de Pareto permet de déterminer rapidement quelles sont les priorités d’actions. Si on considère que 20 % des causes représentent 80% des occurrences, agir sur ces 20 % aide à solutionner un problème avec un maximum d’efficacité.

Au niveau des achats, cet outils doit permettre une réflexion sur comment optimiser ses coûts.

Pour vous aider à concevoir votre cartographie des achats , BOA vous met à disposition un outil d’aide à la conception automatique d’un pareto

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