Conformément au décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 portant abrogation des dispositions réglementaires relatives à la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives, « les administrations, services et établissements publics de l’Etat ou des collectivités territoriales ou les entreprises, caisses et organismes contrôlés par l’Etat ne peuvent exiger, dans les procédures administratives qu’ils instruisent, la certification conforme à l’original des photocopies de documents délivrés par l’un d’entre eux et pour lesquelles une simple photocopie n’est pas déjà admise par un texte réglementaire ». La production d’une photocopie simple du document original, dès lors qu’elle est lisible, doit être acceptée.

En revanche, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par les administrations étrangères, qui leur sont présentées par certains usagers à l’appui de leur dossier.

En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, l’administration peut demander la production de l’original. Cette demande exceptionnelle doit être motivée et faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. En matière de marché public, les acheteurs publics ne peuvent donc pas exiger des candidats qu’ils produisent des documents certifiés conformes à l’original. Les attestations fiscales et sociales demandées aux candidats peuvent être des photocopies simples, à condition que celles-ci soient lisibles.