Dialogue compétitif

Code : Commande Publique

Le dialogue compétitif est un mode de passation des contrats publics qui a été instauré par la directive communautaire 2004/18/CE du 31 mars 2004. La procédure de dialogue compétitif trouve à s’appliquer aussi bien en marché public qu’en contrat de partenariat.

L’ordonnance 2015-899 tout comme le Code de la commande publique fusionnent les conditions de recours à la procédure négociée et celles du dialogue compétitif, antérieurement distinctes en application du Code de 2006 des marchés publics.

La procédure du dialogue compétitif remplace l’ancienne procédure de l’appel d’offre sur performance (abrogée avec le code des marchés publics de 2004).

La procédure de dialogue compétitif n’était avant l’ordonnance de 2015 pas prévue pour les entités adjudicatrices :  « La procédure de dialogue compétitif n’est pas prévue pour les entités adjudicatrices. Cette situation est justifiée par le fait que dans tous les cas les entités adjudicatrices peuvent recourir à la procédure négociée avec mise en concurrence. Cependant, rien ne les empêche de s’inspirer de la procédure du dialogue pour mener leurs négociations. » (Circulaire d’application du code, point 16.3.2). Désormais le Code l’autorise pour l’ensemble des acheteurs.

Code de la commande publique

Définition

Article L2124-4

Le dialogue compétitif est la procédure par laquelle l’acheteur dialogue avec les candidats admis à y participer en vue de définir ou développer les solutions de nature à répondre à ses besoins et sur la base desquelles ces candidats sont invités à remettre une offre.

Cliquez pour afficher les commentaires : définition, utilité du dialogue et traçabilité

Définition et utilité du dialogue

DAJ, Guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics (2015)

Le dialogue compétitif est une solution adaptée à la conclusion des marchés complexes. L’acheteur prendra garde que le dialogue n’a pas pour objectif l’accélération des procédures, mais l’amélioration de la définition des besoins. Le dialogue compétitif est, de fait, une procédure assez compliquée, lourde à gérer et souvent chronophage (…).Le dialogue compétitif présente, par rapport à l’appel d’offres, l’avantage de conférer une vision plus complète et comparative des solutions techniques, financières ou juridiques que le marché peut offrir, puisque les offres ne seront pas, dès le début, enfermées dans des spécifications techniques précises. Il offre aux acheteurs publics des possibilités plus larges de dialoguer avec les candidats au marché, afin d’améliorer la qualité et le caractère innovant des propositions qui leur sont faites. De ce point de vue, le déroulement du dialogue compétitif s’apparente à une négociation.L’acheteur public doit faire face aux trois mêmes contraintes que celles mentionnées au point 12.3 : assurer aux candidats l’égalité de traitement, tout au long de la procédure, garantir la transparence de la procédure et le secret industriel et commercial protégeant le savoir-faire des candidats.L’acheteur prendra garde que le risque de porter atteinte aux secrets industriels ou commerciaux est, en effet, accru dans le cadre de la procédure du dialogue compétitif. La responsabilité de l’acheteur peut, le cas échéant, être engagée du fait de sa violation.

 

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Cas d’ouvertures

Article R2124-3
Modifié par Décret n° 2019-748 du 18 juillet 2019

Le pouvoir adjudicateur peut passer ses marchés selon la procédure avec négociation dans les cas suivants :

1° Lorsque le besoin ne peut être satisfait sans adapter des solutions immédiatement disponibles ;

Cliquez pour afficher les commentaires : adaptation des solutions disponibles

Adaptation des solutions immédiatement disponibles

La procédure avec négociation, DAJ 2019
La négociation est possible dans tous les cas où le besoin ne peut pas être satisfait sans adapter les solutions immédiatement disponibles.
Il en va ainsi lorsque les travaux ne concernent pas des bâtiments standards. De même, le pouvoir adjudicateur peut avoir recours à la procédure avec négociation pour des achats de fournitures et de services lorsque ces derniers nécessitent des efforts d’adaptation. De tels efforts d’adaptation peuvent être particulièrement nécessaires dans le cas d’acquisitions complexes, comme l’achat de produits sophistiqués et de services intellectuels, tels que certains services de conseil, d’architecture ou d’ingénierie, ou dans l’hypothèse de projets majeurs relevant du domaine des technologies de l’information et de la communication (Cons. 43 de la directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics précitée). Lorsque les travaux, produits ou services objets du marché sont disponibles immédiatement sans adaptation et peuvent être fournis par de nombreux opérateurs économiques, ils ne se prêtent pas au recours à la procédure avec négociation. Cette procédure ne pourra donc pas être mise en œuvre pour les achats « sur étagère » de produits, de services ou de travaux (A titre d’exemple, la fourniture de bâtiments modulaires peut constituer un besoin pouvant être satisfait sans adapter des solutions immédiatement disponibles, dès lors que cette prestation ne nécessite pas d’ajustements aux contraintes du pouvoir adjudicateur), c’est-à-dire standardisés, non spécifiquement conçus pour les besoins d’un marché en particulier ( Rép. min. n° 15484, 9 juillet 2015, JO Sénat, p. 1672).
Ex. : Un marché public qui se réfère au cahier des clauses administratives générales relatif aux marchés publics de fournitures courantes et de services (CCAG-FCS) ne porte pas automatiquement sur un produit « sur étagère ».
Le recours à la procédure avec négociation n’est pas automatique dès que le pouvoir adjudicateur définit les prestations à réaliser par référence à des spécifications techniques. Une analyse au cas par cas doit être menée en fonction de la prestation à réaliser et du secteur d’achat.
Ex. : La circonstance qu’un marché public comprenne un cahier des clauses techniques particulières (CCTP), par lequel le pouvoir adjudicateur précise des spécifications techniques, ne permet pas à ce dernier de recourir automatiquement à une procédure concurrentielle avec négociation.

 

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2°Lorsque le besoin consiste en une solution innovante. Sont innovants les travaux, fournitures ou services nouveaux ou sensiblement améliorés. Le caractère innovant peut consister dans la mise en œuvre de nouveaux procédés de production ou de construction, d’une nouvelle méthode de commercialisation ou d’une nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques, l’organisation du lieu de travail ou les relations extérieures de l’entreprise ;
Cliquez pour afficher les commentaires : solutions innovantes

Solutions innovantes

DAJ 2024, L’achat public de solutions innovantes

Nouveau : Existe-t-il des bornes temporelles à la nouveauté ?

Il n’existe pas de jurisprudence administrative ou européenne qui permettrait de fixer une borne temporelle à la nouveauté. Par ailleurs, cette durée peut sensiblement varier selon le segment d’achat. De plus, au vu du temps nécessaire à la contractualisation publique (parfois jusqu’à une année de procédure), une limitation temporelle serait de nature à priver les administrations d’un certain nombre d’innovations, du fait du laps de temps écoulé entre leur détection et leur achat. L’innovation est-elle synonyme d’exclusivité ? Il n’existe pas non plus de réponse absolue à cette interrogation. En effet, si la détention de droits de propriété intellectuelle, tel qu’un brevet, peut être le signe d’une solution innovante, toutes les solutions innovantes ne sont pas nécessairement brevetées. A l’inverse, un brevet ayant une durée de 20 ans, une solution brevetée peut être déjà largement diffusée au moment où son acquisition est envisagée par une personne publique. Enfin, certaines solutions peuvent être mises sur le marché par quelques opérateurs concurrents (et non pas un seul), sans pour autant être considérées comme répandues.

Sensiblement amélioré : À quel moment une solution est-elle sensiblement améliorée ?

Il peut exister des solutions donnant lieu à une adaptation d’une solution existante sans toutefois être réellement innovantes (exemple : dans le domaine informatique). Ainsi, cela ne correspond pas à tous les cas où une adaptation de la solution au besoin est mise en oeuvre (achat dit « hors étagère »). Il est nécessaire que la solution fasse l’objet d’une adaptation substantielle. Exemple : conversion du moteur d’un véhicule diesel en véhicule à hydrogène ou électrique Pour identifier une solution qui n’est pas nouvelle mais sensiblement améliorée, il est recommandé de se référer à la méthode du faisceau d’indices.

Faisceau d’indices

La direction des Achats de l’Etat a développé un outil sous forme de questionnaire, appelé « Innov’score », afin d’accompagner les acheteurs dans l’appréciation du caractère innovation d’une solution. Il s’agit d’un questionnaire, inspiré par le faisceau d’indices, qui donne un score et une tendance entre vert, orange et rouge.

L’Innov’score est accessible ici.

 
DAJ 2019 – L’expérimentation achats innovants

La définition de l’achat innovant figure au 2° de l’article R. 2124-3 du code de la commande publique2, qui permet de recourir à la procédure négociée ou au dialogue compétitif lorsque le besoin consiste en une solution innovante : sont innovants les « travaux, fournitures ou services nouveaux ou sensiblement améliorés ». Il est précisé que « le caractère innovant peut consister dans la mise en œuvre de nouveaux procédés de production ou de construction, d’une nouvelle méthode de commercialisation ou d’une nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques, l’organisation du lieu de travail ou les relations extérieures de l’entreprise ».

Il peut donc s’agir non seulement d’une innovation technologique de produit ou de procédé mais aussi d’une innovation d’organisation ou de commercialisation liée, par exemple, à la numérisation ou à l’interconnexion. La solution peut être déjà disponible sur le marché. En revanche, la production d’un produit personnalisé dont les caractéristiques ne diffèrent pas sensiblement de ceux des produits déjà fabriqués ne constituent pas une innovation3.

La définition de l’achat innovant reste relativement large pour laisser une certaine souplesse d’appréciation aux acheteurs, notamment au regard du secteur concerné. Elle sera prochainement éclairée par un faisceau d’indices qui sera proposé dans le nouveau Guide pratique de l’achat public innovant de la DAJ (parution prévisionnelle en mai 2019).

Pour s’assurer du caractère innovant de son achat, l’acheteur peut collecter des informations sur le secteur d’activité concerné : état de l’art et de la concurrence, brevets, normes… Le sourcing constitue un outil à privilégier à cette fin. Il ne s’agit pas pour autant de réaliser une étude de marché exhaustive dont les délais de réalisation obéreraient l’efficacité de l’expérimentation et conduiraient les acheteurs à préférer une mise en concurrence préalable.

En cas de contentieux, le caractère dérogatoire d’un dispositif implique, en principe, que le juge exerce un contrôle normal sur les conditions de son utilisation. Toutefois, l’acheteur n’est pas dépourvu de toute marge d’appréciation quant au caractère innovant de son achat, notamment lorsqu’il s’agit d’améliorer une solution existante. Cette circonstance devrait conduire le juge à rechercher un équilibre entre cette marge d’appréciation et le souci de garantir une certaine effectivité des procédures de passation des marchés. Ainsi, à l’image du contrôle exercé sur les décisions de ne pas allotir un marché4, le juge devrait-il se limiter à vérifier que l’analyse à laquelle l’acheteur a procédé et les arguments qu’il fournit sont suffisants pour justifier son appréciation sans aller jusqu’à lui substituer la sienne, procédant ainsi à un contrôle intermédiaire entre le contrôle normal et le contrôle de l’erreur manifeste d’appréciation.

3 Sur les différentes catégories d’innovation, voir notamment : OCDE, Manuel d’Oslo, Principes directeurs pour le recueil et l’interprétation des données sur l’innovation, 3e édition, 2005. 4 CE, 16 juin 2015, Ville de Paris, n° 389682.

 
La procédure avec négociation, DAJ 2019
Dans certaines hypothèses, le pouvoir adjudicateur passe des marchés publics portant sur des prestations d’une nature telle qu’aucune solution ne peut être adaptable au sens du 1° de l’article R. 2124-3 du CCP. Le besoin porte en réalité sur des solutions innovantes. Aux termes du 2° de l’article R. 2124-3 du CCP, sont innovants « les travaux, fournitures ou services nouveaux ou sensiblement améliorés. Le caractère innovant peut consister dans la mise en œuvre de nouveaux procédés de production ou de construction, d’une nouvelle méthode de commercialisation ou d’une nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques, l’organisation du lieu de travail ou les relations extérieures de l’entreprise ».
Le pouvoir adjudicateur peut avoir recours à la procédure avec négociation sur le fondement de l’article R. 2124-3 si des prestations innovantes répondant à son besoin sont disponibles sur le marché. Si elles n’existent pas encore, il peut alors conclure un partenariat d’innovation conformément aux articles R. 2172-20 et suivants du CCP.

cf. Innovation

3°Lorsque le marché comporte des prestations de conception ;
Cliquez pour afficher les commentaires : prestations de conception

Prestations de conception

La procédure avec négociation, DAJ 2019
Le pouvoir adjudicateur peut avoir recours à une procédure concurrentielle avec négociation lorsqu’il passe un marché public qui a pour unique objet des prestations de conception ou qui en comporte. Cette procédure pourra ainsi être utilisée dans le cadre de marchés de conception-réalisation prévus à l’article L. 2171-2 du code de la commande publique ou de marchés incluant de la conception tels que des marchés de travaux ou de services d’ingénierie (Considérant 43 de la directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics précitée)

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4°Lorsque le marché ne peut être attribué sans négociation préalable du fait de circonstances particulières liées à sa nature, à sa complexité ou au montage juridique et financier ou en raison des risques qui s’y rattachent ;
Cliquez pour afficher les commentaires sur les circonstances particulières

Nature, complexité, montage juridique, financier ou risques

La procédure avec négociation, DAJ 2019
La négociation peut s’avérer nécessaire pour l’attribution d’un marché en raison d’éléments liés à sa nature, à sa complexité ou au montage juridique et financier, ou en raison des risques qui s’y attachent. Les circonstances particulières liées à la nature du marché peuvent justifier le recours à la procédure concurrentielle avec négociation. Un parallèle peut être fait avec l’ancien article 35-I 4° du code des marchés publics.
Ex: Il a été jugé que la nature et les aléas des prestations de logistique et de maintenance des avions des Douanes, eu égard à leur destination et aux conditions de leurs interventions, soulèvent des difficultés techniques atypiques, en raison des modifications substantielles, liées aux missions confiées, notamment dues à la mise en place d’équipements spéciaux, et des pannes et avaries spécifiques aux avions des Douanes, en raison de problèmes de corrosion liés au vol à basse altitude au-dessus de la mer. Ces difficultés ne permettant pas de répartir les prix entre prix forfaitaires et prix hors forfait et de fixer de manière préalable et globale les prix du marché, elles constituent un cas exceptionnel rendant nécessaire une négociation avec les candidats pour déterminer ces prix, après publicité et mise en concurrence (TA Montreuil, 6 novembre 2012, Société Sabena Technics DNR, n° 1208326).
La complexité peut être technique. Elle peut découler soit de l’impossibilité pour le pouvoir adjudicateur d’établir les spécifications techniques en termes de fonctionnalités ou de performances, soit de son incapacité à déterminer laquelle des solutions envisageables est la mieux à même de répondre à ses besoins, sans un investissement très important de sa part pour acquérir les connaissances nécessaires, en raison de l’absence de précédent, de la haute technicité des prestations ou de la diversité des solutions pouvant répondre à son besoin. L’ampleur d’un projet ou son caractère inédit peuvent constituer des indices de complexité justifiant le recours à la procédure avec négociation (Par analogie, des jurisprudences relatives au recours au dialogue compétitif : CE, 11 mars 2013, Assemblée des chambres françaises de commerce et d’industrie, n° 364551 ; CAA Paris, 3 avril 2014, Association « La Justice dans la Cité », n° 13PA02769, confirmé par CE, 15 octobre 2014, « Association La justice dans la Cité », n° 380918).
Ex. : Le caractère complexe de la construction d’une piscine municipale n’a pas été reconnu compte-tenu de la faculté dont la commune disposait d’établir des spécifications techniques en terme de fonctionnalité ou de performance, en l’absence de particularité suffisante du projet (CAA Lyon, 2 janvier 2014, Conseil régional de l’ordre des architectes d’Auvergne et Bouesnard, n° 12LY02827).
La complexité juridique et financière peut se présenter pour la réalisation d’un projet comportant un financement complexe et structuré dont le montage juridique et financier ne peut être prescrit à l’avance. Elle doit être déduite du projet en lui-même. Le pouvoir adjudicateur a une obligation de diligence : il doit établir qu’en raison de la nature du projet, il ne lui est pas possible, par des moyens raisonnables, de définir le montage juridico-financier. Il peut en être ainsi dans le cadre de montages de grande ampleur (infrastructures routières ou ferroviaires, par exemple) ou lorsque le pouvoir adjudicateur souhaite que l’opérateur qui restructure un équipement public lui propose des solutions de valorisation du terrain support de l’opération.
De même, la complexité juridique d’un projet peut résulter de la difficulté du pouvoir adjudicateur à prévoir quels risques sont prêts à accepter les opérateurs économiques (Fiche « Urgence, complexité et efficience économique » de la Mission d’appui aux partenariats public-privé (MAPPP)).
Ex. : Par analogie, le recours au dialogue compétitif a été jugé légal pour la passation d’un marché de fourniture, d’hébergement, d’assistance, de formation et de maintenance de la place des marchés interministérielle permettant la dématérialisation en raison de l’impossibilité pour l’Etat de définir seul et à l’avance l’ensemble des moyens techniques pouvant répondre à ses besoins, ni le montage juridique et financier pour acquérir la maîtrise et la propriété de l’outil informatique à développer, assurant sa parfaite réversibilité en cas de choix d’un autre opérateur à l’issue du marché (TA Paris, ordonnance, 10 janvier 2008, Société Achatpublic.com, n° 0720012).

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5°Lorsque le pouvoir adjudicateur n’est pas en mesure de définir les spécifications techniques avec une précision suffisante en se référant à une norme, une évaluation technique européenne, une spécification technique commune ou un référentiel technique, définis à la section 2 du chapitre Ier du titre Ier du présent livre ;
Cliquez pour afficher les commentaires : difficulté de définition des spécifications

Difficulté de définition des spécifications techniques

La procédure avec négociation, DAJ 2019
Lorsqu’il passe un marché public, le pouvoir adjudicateur doit, en principe, définir les caractéristiques requises des travaux, des services ou des fournitures qui font l’objet du marché selon des spécifications techniques (Art. R. 2111-4 et suivants du CCP).
Dans certaines hypothèses, le pouvoir adjudicateur n’est cependant pas en mesure de définir avec une précision suffisante ces spécifications techniques dès le stade de l’élaboration des pièces du contrat.
Les travaux, services et fournitures peuvent faire l’objet d’une procédure avec négociation dès lors que leur nature particulièrement complexe ne permet pas au pouvoir adjudicateur de définir avec une précision suffisante les spécifications techniques.
L’article 35 (I 2°) de l’ancien code des marchés publics, qui limitait le recours à la procédure avec négociation en raison des difficultés de définition des spécifications techniques aux seuls marchés de services, mentionnait à titre d’exemples les services financiers tels que les services d’assurance, bancaires et d’investissement, et les prestations intellectuelles telles que la conception d’ouvrage (Ancien 2° du I de l’Art. 35 du code des marchés publics).
Ex: La conclusion d’un marché négocié sur le fondement de l’ancien article 35-I 2° du code n’a pas été jugée justifiée:
– lorsque le pouvoir adjudicateur n’invoque aucune difficulté particulière relative au nouveau marché de maîtrise d’œuvre, qui a d’ailleurs le même objet que le marché précédemment résilié, comporte des missions équivalentes et a déjà fait l’objet d’une estimation réévaluée à la date de la résiliation (CAA Douai, 4 octobre 2012, Agence Nathalie A, n° 11DA01878) ;
– lorsque les spécifications du marché d’assurance, conclu aux conditions générales d’une assurance multirisques habitation, peuvent être établies préalablement avec une précision suffisante pour permettre le recours à l’appel d’offres (CAA Bordeaux, 6 février 2007, Office public d’aménagement et de construction de la communauté urbaine de Bordeaux, n° 04BX00663).

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6°Lorsque, dans le cadre d’un appel d’offres, seules des offres irrégulières ou inacceptables, au sens des articles L. 2152-2 et L. 2152-3, ont été présentées pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées. Le pouvoir adjudicateur n’est pas tenu de publier un avis de marché s’il ne fait participer à la procédure que le ou les soumissionnaires qui ont présenté des offres conformes aux exigences relatives aux délais et modalités formelles de l’appel d’offres.

Toutefois, par dérogation aux dispositions de l’article R. 2144-4, ne peuvent participer à la procédure que le ou les soumissionnaires ayant justifié au préalable ne pas être dans un cas d’exclusion et satisfaisant aux conditions de participation fixées par l’acheteur. 

Cliquez pour afficher les commentaires : offres irrégulières ou inacceptables ; procédure négociée suite à infructuosité

Offres irrégulières ou inacceptables

La procédure avec négociation, DAJ 2019
Dans le cadre d’un appel d’offres, lorsqu’il n’est déposé que des offres irrégulières ou inacceptables que le pouvoir adjudicateur est tenu de rejeter, la consultation peut être déclarée sans suite pour cause d’infructuosité (Les conséquences d’une déclaration sans suite pour cause d’infructuosité ne sont pas identiques à celles d’une déclaration sans suite pour une ou des raisons autres que celles liées à l’infructuosité de la procédure d’attribution : voir la fiche technique « L’abandon de la procédure »).
Si le pouvoir adjudicateur décide de déclarer la procédure sans suite pour cause d’infructuosité, il choisit alors en toute opportunité entre l’organisation d’une nouvelle procédure d’appel d’offres et le recours à la procédure avec négociation ou le dialogue compétitif.
Le pouvoir adjudicateur pouvant s’inspirer, en procédure adaptée, des procédures formalisées, l’infructuosité de la procédure de passation d’un marché conclu selon la procédure adaptée peut justifier le recours à une procédure négociée avec publicité et mise en concurrence préalables. Cela n’a cependant d’intérêt que si la procédure adaptée lancée initialement ne prévoit pas de recours à la négociation. En effet, si la procédure adaptée initiale permet la négociation, l’acheteur peut toujours admettre à la négociation les candidats ayant remis une offre irrégulière ou inacceptable sans les éliminer d’emblée (Art. R. 2152-1 du CCP ; Sous l’ancien code des marchés publics : CE, 30 novembre 2011, Ministère de la défense et des anciens combattants c/ EURL Qualitech, n° 353121)

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Article R2124-5

Le pouvoir adjudicateur peut passer ses marchés selon la procédure du dialogue compétitif dans les cas mentionnés à l‘article R. 2124-3.

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Conditions de recours au dialogue compétitif

La réforme des marchés publics, entrée en vigueur le 1er avril 2016 (décret n°2016-360 du 25 mars 2016) a aligné les conditions de recours aux marchés négociés et au dialogue compétitif.

Ainsi, les pouvoirs adjudicateurs peuvent utiliser cette procédure :

  • lorsque le besoin est spécifique et qu’il nécessite d’adapter les solutions techniques existantes,
  • lorsque le besoin consiste en une solution innovante (solution nouvelle ou sensiblement améliorée pour répondre au besoin),
  • en cas de circonstances particulières (montage juridique, financier, risques, complexité),
  • lorsque l’acheteur ne peut définir les spécifications techniques avec suffisamment de précision
  • suite à un appel d’offre infructueux (offres irrégulières ou inacceptables).

En savoir plus : cf. Marchés négociés

 

Article R2124-6

L’entité adjudicatrice peut passer librement ses marchés selon la procédure du dialogue compétitif.

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Conditions de recours au dialogue compétitif

La réforme des marchés publics, entrée en vigueur le 1er avril 2016 (décret n°2016-360 du 25 mars 2016) a aligné les conditions de recours aux marchés négociés et au dialogue compétitif.

Ainsi, les pouvoirs adjudicateurs peuvent utiliser cette procédure :

  • lorsque le besoin est spécifique et qu’il nécessite d’adapter les solutions techniques existantes,
  • lorsque le besoin consiste en une solution innovante (solution nouvelle ou sensiblement améliorée pour répondre au besoin),
  • en cas de circonstances particulières (montage juridique, financier, risques, complexité),
  • lorsque l’acheteur ne peut définir les spécifications techniques avec suffisamment de précision
  • suite à un appel d’offre infructueux (offres irrégulières ou inacceptables).

Les entités adjudicatrices sont libres de mettre en oeuvre la procédure de dialogue compétitif.

En savoir plus : cf. Marchés négociés

 

Définition des besoins et des modalités du dialogue – programme fonctionnel

Article R2161-24

L’acheteur définit ses besoins et ses exigences dans l’avis de marché et, le cas échéant, dans un programme fonctionnel ou un projet partiellement défini.
Les modalités du dialogue, les critères d’attribution et un calendrier indicatif sont précisés dans l’avis de marché ou dans un autre document de la consultation.

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DAJ, Guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics (2015)
 

Il est recommandé au pouvoir adjudicateur de fixer, dans l’avis de marché, un nombre maximal de candidats admis à dialoguer. Si le nombre de candidatures recevables est supérieur à ce nombre, les candidatures sont sélectionnées au terme d’un classement prenant en compte les garanties et capacités techniques et financières, ainsi que les références professionnelles des candidats. Le nombre minimal de candidats prévu dans l’avis ne peut être inférieur à trois (art. 67, I). Si le nombre d’opérateurs ayant candidaté est inférieur à trois, la procédure peut, cependant, suivre son cours.

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Candidatures

Article R2161-25

Le délai minimal de réception des candidatures est de trente jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché.

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Il est recommandé au pouvoir adjudicateur de fixer, dans l’avis de marché, un nombre maximal de candidats admis à dialoguer. Si le nombre de candidatures recevables est supérieur à ce nombre, les candidatures sont sélectionnées au terme d’un classement prenant en compte les garanties et capacités techniques et financières, ainsi que les références professionnelles des candidats. Le nombre minimal de candidats prévu dans l’avis ne peut être inférieur à trois (art. 67, I). Si le nombre d’opérateurs ayant candidaté est inférieur à trois, la procédure peut, cependant, suivre son cours.

En fonction de son expérience et des technologies qu’il maîtrise, chaque candidat va pouvoir proposer la solution qui lui paraît le mieux répondre aux besoins décrits dans le programme fonctionnel. Les offres reçues ne sont pas, à ce stade, des offres à prendre ou à laisser telles quelles. Elles vont pouvoir être améliorées et complétées, grâce au dialogue que l’acheteur mènera avec chaque candidat. Un candidat peut avoir besoin d’informations complémentaires sur le site (par exemple les caractéristiques de l’installation électrique).

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Dialogue

Article R2161-26

L’acheteur ouvre avec les participants sélectionnés un dialogue dont l’objet est l’identification et la définition des moyens propres à satisfaire au mieux ses besoins. Tous les aspects du marché peuvent être discutés avec les participants sélectionnés.

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Il est recommandé au pouvoir adjudicateur de fixer, dans l’avis de marché, un nombre maximal de candidats admis à dialoguer. Si le nombre de candidatures recevables est supérieur à ce nombre, les candidatures sont sélectionnées au terme d’un classement prenant en compte les garanties et capacités techniques et financières, ainsi que les références professionnelles des candidats. Le nombre minimal de candidats prévu dans l’avis ne peut être inférieur à trois (art. 67, I). Si le nombre d’opérateurs ayant candidaté est inférieur à trois, la procédure peut, cependant, suivre son cours.

En fonction de son expérience et des technologies qu’il maîtrise, chaque candidat va pouvoir proposer la solution qui lui paraît le mieux répondre aux besoins décrits dans le programme fonctionnel. Les offres reçues ne sont pas, à ce stade, des offres à prendre ou à laisser telles quelles. Elles vont pouvoir être améliorées et complétées, grâce au dialogue que l’acheteur mènera avec chaque candidat. Un candidat peut avoir besoin d’informations complémentaires sur le site (par exemple les caractéristiques de l’installation électrique).

Le pouvoir adjudicateur peut demander à chaque candidat des explications sur le contenu de sa proposition et des modifications, permettant de mieux tirer profit des potentialités de cette proposition.

 

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Phases successives et finale

Article R2161-27

Le dialogue peut se dérouler en phases successives de manière à réduire le nombre de solutions à discuter, en appliquant les critères d’attribution définis dans l’avis de marché ou dans un autre document de la consultation. L’acheteur indique, dans les documents de la consultation, s’il fera usage de cette possibilité.

Dans la phase finale de dialogue, le nombre de solutions restant à discuter doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle, pour autant qu’il y ait un nombre suffisant de solutions remplissant les conditions requises.

L’acheteur poursuit le dialogue jusqu’à ce qu’il soit en mesure d’identifier la ou les solutions qui sont susceptibles de répondre à ses besoins.

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A la condition de l’avoir prévu dans l’avis d’appel public à la concurrence ou les documents de la consultation, le dialogue peut se dérouler en autant de phases successives nécessaires à l’acheteur pour définir son besoin. Il peut être demandé aux candidats de modifier les propositions successives issues du dialogue.

A l’issue de chaque phase, l’acheteur public peut écarter les propositions des candidats qu’il estime inadaptées à son besoin. Il en informe alors le ou les candidats concernés et poursuit le dialogue avec les candidats restants.

Tout au long de la phase de dialogue, le pouvoir adjudicateur ne peut révéler aux autres candidats des solutions proposées ou des informations confidentielles communiquées par un candidat dans le cadre de la discussion, sans l’accord de celui-ci.

 

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Clôture du dialogue

Article R2161-28

Lorsqu’il estime que le dialogue est arrivé à son terme, l’acheteur en informe les participants restant en lice et les invite à présenter leur offre finale sur la base de la ou des solutions qu’ils ont présentées et spécifiées au cours du dialogue. Il vérifie que les offres finales comprennent tous les éléments requis et nécessaires pour la réalisation du projet.

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Lorsque l’acheteur public estime que la discussion est arrivée à son terme, il informe les candidats de la fin du dialogue et leur demande de présenter une offre finale. Lorsque les offres ont été déposées, l’offre économiquement la plus avantageuse est choisie, selon les critères de sélection annoncés en début de procédure.

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Demandes de précision, compléments, clarifications

Article R2161-29

Des précisions, clarifications, perfectionnements ou compléments peuvent être demandés aux participants sur leur offre finale. Cependant, ces demandes ne peuvent avoir pour effet de modifier les aspects essentiels de l’offre finale, notamment les besoins et exigences indiqués dans les documents de la consultation.

Article R2161-30

A la demande de l’acheteur, l’attributaire peut être amené à clarifier des aspects de son offre ou à confirmer les engagements figurant dans celle-ci. Cependant, ces demandes ne peuvent avoir pour effet de modifier des éléments fondamentaux de l’offre ou des caractéristiques essentielles du marché.

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Cf. Demandes de précisions

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Primes

Article R2161-31

L’acheteur peut prévoir des primes au profit des participants au dialogue. Le montant de la prime est indiqué dans les documents de la consultation et la rémunération du titulaire du marché tient compte de la prime qui lui a été éventuellement versée pour sa participation à la procédure.

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L’élaboration des propositions par les candidats tout au long du dialogue compétitif peut entraîner des coûts élevés susceptibles de dissuader des concurrents potentiels. Il est donc toujours de l’intérêt des acheteurs de prévoir le versement de primes de dédommagement à hauteur de l’effort demandé (art. 67, X).

La prime permettra de susciter une réelle concurrence, en incitant le plus grand nombre d’opérateurs économiques à participer au dialogue. Après attribution du marché, l’acheteur peut encore demander au titulaire choisi de clarifier des aspects de son offre finale ou de confirmer les engagements, notamment financiers, figurant dans celle-ci, à condition que ceci n’ait pas pour effet de modifier des éléments substantiels de l’offre, de fausser la concurrence ou d’entraîner des discriminations (art. 67, VIII). Cette possibilité a été ouverte notamment, afin de tenir compte de la réticence des institutions financières à souscrire des engagements fermes avant ce stade de la procédure (directive 2004/18, cons. 31).

 

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Table des matières

Clausier contractuel : les clauses relatives au dialogue compétitif

La procédure de Dialogue compétitif doit faire l’objet d’une attention particulière des acheteurs quant à la rédaction des clauses du Règlement de la consultation. Il est en effet impératif d’anticiper chacune des phases : objet et caractéristiques de la consultation, phasage du dialogue, jugement des propositions, déroulement de la procédure, modalités de dialogue avec les candidats, livrables attendu, règles de gestion des incidents, clôture du dialogue, attribution de la prime…

 

Objet et caractéristiques de la consultation

Objet de la consultation

La présente consultation a pour objet : Objet de la consultation

Caractéristiques de la consultation

■ ■ ■ Caractéristiques de la procédure sous forme de dialogue

La consultation est conduite sous la forme d’un dialogue compétitif (art. L2124-4 et art. R2161-24 à 31 du code de la commande publique)

L’objet du dialogue est l’identification et la définition des moyens propres à satisfaire au mieux les besoins du pouvoir adjudicateur.

Ces besoins sont définis dans le dossier de consultation initial transmis aux candidats retenus suite à la sélection des candidatures. Il fixe notamment les objectifs de l’opération, les besoins à satisfaire ainsi que les contraintes et performances fonctionnelles et techniques.

La détermination des solutions se fait dans le cadre d’auditions entre le Pouvoir adjudicateur et les candidats admis à y participer. Lorsque le Pouvoir adjudicateur estime que la discussion est arrivée à son terme, les candidats ayant participé à toutes les phases d’audition en sont informés

Le déroulement du dialogue fera l’objet d’un détail plus approfondi dans le Règlement de la Consultation remis avec le Dossier de Consultation des Entreprises Phase Dialogue, le déroulement général et les principes directeurs restant ceux exposés ci-après.

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Phasage du dialogue – Planning général prévisionnel d’organisation des auditions

Le dialogue pourra se dérouler en phases successives au cours desquelles des candidats seront éliminés en application des critères de sélection définis à l’article xxx du présent document : OUI / NON

Le dialogue ne se décompose pas en phases successives permettant d’éliminer certains candidats en cours de dialogue.

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Procédure en phases successives

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Jugement de l’adéquation des propositions

Critères communs

Au terme de chacune de ces phases, les candidats dont les propositions répondront le mieux aux critères d’attribution seront seuls retenus pour la suite du dialogue.

Pourront également être écartés de la consultation les candidats qui ne respecteraient pas le formalisme exigé par le pouvoir adjudicateur en phase de dialogue, ne se conformeraient pas aux préconisations du programme fonctionnel précisées tout au long du dialogue compétitif ou s’en retireraient de leur propre initiative.]

Ces critères et leur pondération sont intangibles tout au long de la consultation.

Cependant, ils pourront être précisés ou détaillés dans le DCE qui sera remis aux candidats admis à participer au dialogue.

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Déroulement de la procédure de dialogue compétitif

Planning général prévisionnel du dialogue

Les dates et étapes clés prévisionnelles de la consultation sont indiquées dans le tableau ci-après.

Le présent planning est fourni à titre indicatif et pourra être ajusté par le Pouvoir adjudicateur en fonction de contraintes susceptibles d’intervenir en cours de consultation.

Ces ajustements feront l’objet d’une information préalable de l’ensemble des candidats. En toute hypothèse le délai laissé aux candidats pour soumettre leur offre ne sera pas inférieur à 14 jours.

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Dialogue avec les candidats

Ateliers de début et de fin de dialogue

Atelier d’initialisation du dialogue

Le premier atelier de travail visera à :

Présenter la démarche du dialogue compétitif et rappeler les éléments relatifs aux droits et devoirs des acteurs dans le cadre de cette procédure (présentation faite par le Pouvoir adjudicateur) ;

Permettre aux candidats de se présenter et de présenter leur vision du projet (démarche, répartition des rôles des acteurs…..) à l’occasion d’une première réflexion sur l’ensemble des besoins exprimés dans le programme fonctionnel

Permettre aux candidats de poser des questions sur le dossier de consultation des entreprises et leurs conséquences sur la conduite du dialogue compétitif

Atelier de fin de dialogue

Lorsque le Pouvoir adjudicateur estime que la discussion est arrivée à son terme, elle en informe les candidats qui ont participé à toutes les phases de la consultation afin de prévoir une séance pédagogique de présentation, par les candidats, des éléments constitutifs de leurs futures offres finales. Cet atelier a pour but de faire un point sur l’ensemble des sujets qui ont été abordés avec chacun des candidats rappelés ci-dessus.

Visite du site ou du plateau technique du candidat

Chacun des candidats proposera et organisera la visite d’un site / plateau de centre d’assistance par le Pouvoir adjudicateur.

Les dates exactes de visite seront arrêtées conjointement lors de la réunion de contexte et dans le respect du planning général prévisionnel.

Les visites seront planifiées entre la soutenance des propositions en réponse à la version 1 du DCE et l’envoi de sa version 2.

Ces visites servent à vérifier la réalité de sa proposition concernant notamment les domaines suivants :

Les règles de visites seront arrêtées conjointement entre le candidat et le Pouvoir adjudicateur dans le respect des règles suivantes :

Proposition de déroulement :

Présentation de chaque personne présente, du site accueillant, du Pouvoir adjudicateur

Présentation de la solution en place

Questions/réponses du Pouvoir adjudicateur relatives à la solution mise en oeuvre sur le site

Compte rendu : Rédigé par le Candidat

Les visites devront refléter la réalité de la prestation réalisée par le candidat. En aucun cas le candidat ne modifiera les modalités d’exécution de sa prestation

Précisions relatives aux maquettes et prototypes

Maquettes

Le candidat met son projet de maquette concernant [A PRECISER] à la disposition du pouvoir adjudicateur, qui s’engage à en respecter la confidentialité. Cette mise à disposition est temporaire et cessera  par la restitution du projet au candidat évincé dans les [A PRECISER] mois suivant l’attribution définitive du marché, en l’absence de contentieux lié à cette attribution. En présence d’un tel contentieux, la détention de la maquette par le Pouvoir adjudicateur pourra être prolongée le temps nécessaire à sa défense.

L’exécution de la maquette par le candidat est obligatoire. A défaut, elle constitue un motif d’élimination du candidat. La maquette sera installée dans les locaux de l’administration.]

Prototypes

Lors de la phase 2 du processus de dialogue compétitif,le Pouvoir adjudicateur attendra des candidats encore en lice la production et la démonstration de prototypes fonctionnels et techniques (Proof of Concept ou POC). Les prototypes à produire seront mis en oeuvre par les candidats sur la base de scénarios fournis par le Pouvoir adjudicateur au plus tard 6 semaines avant les premières démonstrations de chaque candidat encore en lice. Les modalités exactes de réalisation, de présentation et de mise en place seront également précisées lors de l’envoi des scénarios aux candidats encore en lice.

Pour ces prototypes, le Pouvoir adjudicateur souhaite que ses agents puissent procéder aux manipulations de l’outil.

Obligations liées à la confidentialité des échanges

■ ■ ■ Clause 1

Au cours du dialogue, le Pouvoir adjudicateur ne pourra révéler aux autres candidats des solutions proposées ou des informations confidentielles communiquées par un candidat dans le cadre de la discussion, sans l’accord de celui-ci.

Au-delà, le pouvoir adjudicateur s’interdit de communiquer les renseignements dont la divulgation : a) serait contraire à la loi, en particulier violerait le secret industriel et commercial ; b) serait contraire à l’intérêt public ; c) pourrait nuire à une concurrence déloyale entre les opérateurs économiques.

Les candidats sont pour leur part tenus à une obligation de confidentialité sur les informations dont ils seraient devenus dépositaires suite à leurs contacts avec le Pouvoir adjudicateur

■ ■ ■ Clause 2

La personne publique demandera l’autorisation expresse des candidats afin de disposer de certains éléments en vue de faire avancer le dialogue et la détermination de la solution de nature à satisfaire les besoins de l’administration dans ses discussions avec les autres candidats, sans mentionner l’origine de ces informations.

■ ■ ■ Clause 3

Au cours du dialogue, chaque candidat est entendu dans des conditions de stricte égalité. Le pouvoir adjudicateur ne peut donner à certains candidats des informations susceptibles de les avantager par rapport à d’autres. Le Pouvoir adjudicateur s’engage à transmettre le même niveau d’information à chacun des candidats, aux différents stades de la procédure.

Il importe aux candidats qui fourniraient des informations confidentielles, de bien le préciser lors de leur communication

Forme des auditions et localisation

Sur la base de l’offre initiale adressée par les candidats au pouvoir adjudicateur, les auditions pourront s’engager :
– Sous forme de réunions aux cours desquelles le candidat sera amené à réaliser des tests et produire des documents,
– Et/ou sous forme d’échanges écrits par mail avec accusé de réception.
Les auditions ont lieu dans les locaux du pouvoir adjudicateur ; elles ne sont pas publiques.

Convocations et ordre du jour

■ ■ ■ Clause 1

La convocation propre à chaque participant précisera le lieu, la date, et l’heure de chaque audition ainsi que l’ordre du jour.

Le Pouvoir adjudicateur enverra un courrier aux candidats concernés avant chaque audition avec une liste de questions auxquelles chaque candidat aura à répondre dans le cadre du dialogue. Il transmettra également des éléments complémentaires nécessaires à l’élaboration des propositions.

Le délai pour préparer et transmettre une nouvelle proposition sera précisé dans chaque convocation.

■ ■ ■ Clause 3 : modification possible des dates de convocation

Les candidats retenus par le PA sont convoqués individuellement, pour chaque phase du dialogue à laquelle ils sont admis à participer, par une lettre d’invitation à dialoguer, pour présenter leurs propositions de projets devant la commission de dialogue compétitif.

Ils seront convoqués par télécopie au plus tard huit jours francs avant la date prévue pour l’entretien. Les convocations préciseront notamment le lieu, la date, et l’heure. Un plan de présentation pourra être joint aux convocations.

D’un commun accord entre le Pouvoir adjudicateur et le candidat, les dates et heures figurant sur la convocation pourront être modifiées. En cas de désaccord, l’entretien s’effectuera aux dates et heures initialement fixées.

■ ■ ■ Clause 4

Le Pouvoir adjudicateur envoie à l’ensemble des candidats l’ordre du jour détaillé de chaque atelier au plus tard 4 jours ouvrés avant la date de passage du premier candidat. Avec cet ordre du jour figurent :

Questions / Réponses

Le candidat peut interroger la personne publique avant le début de la phase de dialogue. La date limite de demande de renseignements est de 8 jours calendaires minimum avant le début de la phase de dialogue. Une réponse sera adressée à tous les candidats au plus tard 4 jours avant le début de la phase de dialogue.

Support de présentation

■ ■ ■ Clause 1

Pour chaque phase de dialogue, les propositions de projets des candidats doivent strictement se cantonner au(x) thème(s) qui leur est (sont) communiqué(s) ci-dessous et rappelés lors de l’envoi des lettres d’invitation à dialoguer.

Chaque candidat admis en phase de dialogue doit impérativement remettre la proposition de projets qu’il entend soutenir au plus tard six (6) jours avant la date de l’audition. Cette date lui est communiquée à l’occasion de l’envoi de la lettre d’invitation à dialoguer.

La proposition de projets doit être remise sur support papier et informatique (clé USB ou CD) et fournie en six (6) exemplaires, à savoir un (1) original et cinq (5) copies, adressés selon les modalités définies à la section V du présent RC.

■ ■ ■Clause 2

Au jour indiqué dans la convocation pour le retour des supports de réunion (au plus tard 2 jours ouvrés avant la date de l’atelier), le candidat renvoie un dossier de présentation en format électronique comportant les supports prévus pour l’atelier y compris les sujets supplémentaires qu’il souhaite voir aborder lors de l’atelier au titre des questions diverses, la liste complète des intervenants qu’il mobilise pour l’atelier ainsi que la liste de leurs matériels envisagés (au-delà du vidéoprojecteur fourni par le Pouvoir adjudicateur) . Il doit inclure les points à aborder dans son dossier de présentation. Le candidat doit en conséquence préparer le contenu de sa présentation afin de respecter le délai prévu pour l’atelier et en prenant en compte les échanges avec le Pouvoir adjudicateur

Le dossier de présentation devra être envoyé par mail avec accusé de réception et de lecture à l’adresse suivante

■ ■ ■ Clause modification du support

En cas de modification du support de l’atelier après l’envoi d’une première version au Pouvoir adjudicateur, le candidat prépare … exemplaires qu’il distribue aux participants du Pouvoir adjudicateur. Toutes les modifications portées à ce support par rapport à la version diffusée doivent être clairement identifiables.

Ordre de passage

■ ■ ■ Clause 1

L’ordre de passage des candidats est défini par l’ordre de réception des candidatures.

■ ■ ■ Clause 2

L’ordre de passage des sociétés est déterminé par tirage au sort préalablement à chacune des phases de dialogue, il peut donc être différent lors de chaque audition.

■ ■ ■Clause 3

Après que la liste des candidats admis à dialoguer ait été établie par le pouvoir adjudicateur sur la base de leurs documents de candidature, le pouvoir adjudicateur procède à un tirage au sort interne pour définir l’ordre de passage des candidats pour le premier atelier. Par la suite l’ordre de passage est défini par permutation circulaire des ordres de passage de l’atelier précédent (i.e : le candidat passé en premier lors de l’atelier 1 passe en deuxième lors de l’atelier 2, le candidat passé en deuxième passe en troisième lors de l’atelier 2 et ainsi de suite jusqu’au dernier candidat de l’atelier 1 qui passe en premier lors de l’atelier 2).

Participants

Pour les candidats

■ ■ ■ Clause 1

Chaque société admise à participer aux auditions ne peut être représentée par plus de 4 personnes pour chacune des discussions.

Les personnes présentes devront être en mesure de répondre à toutes les questions relatives aux marchés.

■ ■ ■ Clause 2

Chaque candidat admis au dialogue mobilise un représentant doté de pouvoirs de direction et capable de prendre des décisions adéquates et/ou engageantes. Il doit suivre tous les ateliers du dialogue (préparation, participation et compte rendu) afin d’éviter notamment que les comptes rendus soient incomplets. Il assure en outre la cohérence des propositions techniques, fonctionnelles, financières et juridiques du candidat qu’il représente.

En cas d’absence, son remplaçant est tenu au courant de toutes les réunions précédentes.

Pour garantir un bon niveau d’échange et faciliter l’organisation logistique des ateliers il est demandé aux candidats de se limiter à un maximum de 5 participants par atelier.

Pour le pouvoir adjudicateur

Le comité de dialogue compétitif a la charge de mener à bien les discussions, d’établir les compte-rendus, de réaliser la synthèse des échanges avec le candidat à la fin de chaque phase de dialogue..

Durée

■ ■ ■ Clause 1

La durée maximale de chaque audition est d’une journée par candidat.

■ ■ ■ Clause 2

Chaque phase de dialogue peut faire l’objet d’une ou de plusieurs auditions. Ainsi, durant chaque phase, il pourra être envisagé d’auditionner plusieurs fois l’ensemble des candidats afin de ne pas laisser dans l’ombre certains points, plus particulièrement ceux relatifs aux tableaux de prix.

La première audition dure cent vingt (120) minutes maximum réparties comme suit :

– la société dispose de soixante (60) minutes maximum pour présenter ses recommandations ;

– le temps restant, soixante (60) minutes, étant consacré aux questions de la commission de dialogue visant à demander aux candidats de préciser le contenu de leurs propositions de projets.

Les auditions suivantes pourront durer jusqu’à cent quatre-vingt (180) minutes maximum réparties comme suit :

– la société dispose jusqu’à soixante (60) minutes maximum pour répondre aux éventuelles questions de la commission de dialogue relatives aux réponses que la société a adressées au PA à l’issue de la précédente phase de dialogue ;

– la société dispose de soixante (60) minutes maximum pour présenter les recommandations liées à la phase considérée ;

– le temps restant, soixante (60) minutes, étant consacré aux questions de la commission de dialogue visant à demander aux candidats de préciser le contenu de leurs propositions de projets.

Déroulement des auditions

■ ■ ■ Clause 1

Hors cas de force majeure, l’atelier débute à l’heure exacte indiquée par le Pouvoir adjudicateur lors de l’envoi de l’ordre du jour.

Si l’atelier doit commencer avec un retard imputable au candidat l’ordre du jour indiqué ne sera pas modifié. Si passée l’heure de fin indiquée aucun participant à l’atelier pour le candidat ne s’est présenté, le candidat est considéré comme ayant abandonné la procédure.

Force majeure :

Les parties ne peuvent être tenues pour responsables de l’inexécution de leurs obligations prévues pour le déroulement de la procédure, si cette inexécution est due à la force majeure.

De façon expresse, sont considérés comme cas de force majeure, ceux habituellement retenus par la jurisprudence des cours et tribunaux français et communautaires.

Dans un premier temps, si dans un cas de force majeure, le retard peut être rattrapé, le Pouvoir adjudicateur accordera un temps supplémentaire égal au retard initialement constaté. Si le retard dû à la force majeure est conséquent ou si le cas de force majeure entraine une absence aux ateliers, le Pouvoir adjudicateur se rapproche du candidat pour fixer un nouvel atelier.

Le Pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de modifier la date des ateliers ou de rajouter des ateliers supplémentaires. Il avertit les candidats au plus tard 10 jours ouvrés avant le jour préalablement fixé.

■ ■ ■ Clause Ateliers thématiques

Les ateliers seront organisés sur des thématiques d’ordre technique ou d’organisation de la prestation qui paraîtront pertinentes au Pouvoir adjudicateur, au regard des propositions fournies par les candidats.

Le Pouvoir adjudicateur se réserve la faculté d’organiser un ou plusieurs ateliers par candidat, dans la limite de la durée maximale du dialogue précisée dans le planning général de la procédure.

A titre indicatif, les ateliers porteront sur ;

■ ■ ■ Clause Avancées successives

Déroulement de la première audition

Le candidat présente la ou les sociétés qu’il représente, fait part de sa compréhension du dossier et présente les composants de la solution qu’il propose pour répondre aux exigences du programme fonctionnel (diaporama sur support Powerpoint ou équivalent).

Des questions seront posées au candidat par l’équipe désignée par le Pouvoir adjudicateur sur l’ensemble de la proposition et de la présentation effectuée en audition.

Déroulement de la deuxième audition

La deuxième audition aura pour objectif de finaliser la proposition des candidats, dans le respect des préconisations du programme fonctionnel, telles que précisées tout au long du dialogue compétitif.

Eventualité d’une troisième audition

En tant que de besoin, le Pouvoir adjudicateur pourra tenir une troisième audition.

Feuille de présence

Lors de chaque atelier une feuille de présence est signée par l’ensemble des participants qui indiquent également la société à laquelle ils appartiennent et valident le déroulé de l’ensemble des points prévus à l’ordre du jour. Le Pouvoir adjudicateur conserve ensuite cette feuille de présence dans le cadre de la traçabilité des échanges.

Compte rendu

■ ■ ■ Clause 1

Les réponses données lors des auditions feront l’objet d’une confirmation écrite par chaque candidat.

Après chaque audition, les candidats fourniront un document reprenant le contenu des différentes réponses qu’ils ont pu apporter lors des auditions et les points, qui de leur point de vue, restent à éclaircir, dans un délai de [A PRECISER] heures après l’audition, par télécopie.

■ ■ ■ Clause 2

Un exemplaire numérique est remis au pouvoir adjudicateur en début ou en fin de réunion, dans le cas où le candidat est en charge de produire le support

■ ■ ■ Clause 3

A la suite des ateliers le candidat produit sous 2 jours ouvrés un compte rendu de l’atelier selon le modèle proposé par le Pouvoir adjudicateur et envoyé avec l’ordre du jour détaillé. Le compte rendu produit par le candidat est renvoyé sous format numérique éditable au Pouvoir adjudicateur avec les éventuelles mises à jour des supports de l’atelier et de l’annexe ‘questionnaire’ avec accusé de réception et de lecture.

Ce compte rendu est au besoin corrigé par le Pouvoir adjudicateur  qui renvoie le document modifié au candidat par courriel avec accusé de réception et de lecture au plus tard sous 2 jours ouvrés.

Les parties mettront tout en oeuvre pour parvenir à un accord sur le contenu du compte rendu dans les meilleurs délais.

Ce compte rendu est, au besoin, signé par les parties.

Les courriels seront envoyés à l’adresse suivante

Autres modalités

Langue utilisée

Les discussions et les présentations sont conduites et réalisées en français.

Moyens mis à disposition

L’administration met à disposition des candidats des moyens de vidéo projection pour la présentation de leur proposition.

Retrait d’un candidat

■ ■ ■ Clause 1

Le PA peut autoriser un soumissionnaire qui jugerait qu’il n’est plus à même de poursuivre la procédure, ou qu’il n’a plus d’intérêt à se maintenir, à se dégager de la procédure en cours.

Le soumissionnaire qui opterait pour cette possibilité ne pourrait pas, en tout état de cause, prétendre à une quelconque indemnisation telle que définie à la section … du présent règlement.

■ ■ ■ Clause 2

Il est rappelé à l’ensemble des candidats qu’il leur est possible d’abandonner ou de se désister de la procédure à tout moment sous réserve du respect des engagements pris en termes de l’accord de confidentialité. L’abandon ou le désistement peut se matérialiser par une décision expresse :

– courrier, signé par une personne justifiant de sa capacité à engager la ou les sociétés candidates, en recommandé avec accusé de réception à l’adresse :

……………………………

– ou courriel accompagné d’un accusé réception et de lecture :

…………………………….

Ou par décision tacite (absence à un atelier sans motif lié à la force majeure).

 

Information des candidats non retenus

■ ■ ■ Clause 1

A l’issue de chacune des étapes, les candidats non retenus pour la phase suivante en sera informé par écrit.

■ ■ ■ Clause 2

Le PA communique à chaque soumissionnaire, par lettre recommandée avec accusé de réception, sa décision de l’éliminer dans les huit (8) jours qui suivent la clôture de la phase de dialogue considérée.

Par ailleurs, le PA peut autoriser un soumissionnaire qui jugerait qu’il n’est plus à même de poursuivre la procédure, ou qu’il n’a plus d’intérêt à se maintenir, à se dégager de la procédure en cours.

Evolutions en cours de dialogue

Evolution de la composition des groupements en cours de dialogue

Voir clauses relatives aux groupements

La composition des membres d’un groupement agrée au stade de la candidature pourra être complétée ou modifiée durant toute la « phase du dialogue » telle que visée à l’article 5.1 ci-après, et dans les conditions ci-dessous :

Cette possibilité doit être motivée par l’évolution de la ou des solutions envisagées au cours du dialogue par le candidat afin de répondre au mieux aux besoins exprimés par Le pouvoir adjudicateur.

La modification d’un groupement est possible sous réserve du contrôle préalable des capacités financières, économiques, techniques et professionnelles. Le groupement ainsi modifié doit apporter la preuve de capacités au moins équivalentes à celles qui ont conduit à retenir la candidature du groupement initial. L’appréciation des capacités du groupement ainsi modifié est globale.

Elle est subordonnée à l’accord express et préalable de Le pouvoir adjudicateur

Le mandataire du groupement ne peut évoluer en cours de dialogue. De plus, les évolutions affectant la composition des membres d’un groupement ne peuvent toucher le périmètre de réalisation des prestations du mandataire fixé lors de la remise de l’esquisse de solution intermédiaire.

Les entreprises ayant présenté leur candidature à titre individuel, ne peuvent pas faire partie d’un groupement en cours de dialogue.

Il est interdit à un groupement de proposer que le marché soit attribué au seul mandataire dudit groupement.

Le groupement n’est pas exclusif de la possibilité de faire appel à de la sous-traitance dans la limite des conditions légales (cf. Loi n°75-1334 du 31 décembre 1975), notamment la sous-traitance totale est interdite. Chaque membre du groupement (si le mandataire n’est pas habilité à signer l’offre) ou le mandataire dudit groupement pourra présenter et/ou modifier un ou des sous-traitants.

Évolution de la sous-traitance en cours de dialogue

A titre liminaire, il est rappelé que l’offre, qu’elle soit présentée par une seule entreprise ou par un groupement, devra indiquer tous les sous-traitants connus lors de son dépôt. Elle devra également indiquer les prestations (et leur montant) dont la sous-traitance est envisagée, la dénomination et la qualité des sous-traitants qui l’exécuteront à la place du titulaire. Les règles de la loi du n°75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance restent applicables.

Dans la mesure où les candidats souhaitent faire appel à la sous-traitance, le (ou les) sous-traitant(s) doi(ven)t être adapté(s) au périmètre des prestations ainsi qu’aux diverses solutions techniques éventuellement proposées.

Le pouvoir adjudicateur autorise l’évolution (complément ou modification) des sous-traitants durant toute la « phase du dialogue » telle que visée à l’article 5.1 ci-après, et dans les conditions ci-dessous :

La modification de la sous-traitance est possible sous réserve du contrôle préalable des capacités financières, économiques, techniques et professionnelles. Le couple candidat principal (seul ou groupement) /sous-traitants ainsi modifié doit apporter la preuve de capacités au moins équivalentes à celles qui ont conduit à retenir le candidat initial (seul ou en groupement). L’appréciation des capacités du couple candidat principal/sous-traitants ainsi modifié est globale.

Elle est subordonnée à l’accord express et préalable de Le pouvoir adjudicateur.

Fin du dialogue

Lorsqu’il estime que la discussion est arrivée à son terme, le Pouvoir adjudicateur en informe les candidats qui ont participé à toutes les phases de la consultation. Il les invite à remettre leur offre finale sur la base de la ou des solutions qu’ils ont présentées et spécifiées au cours du dialogue, dans un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours.

Les offres inappropriées, irrégulières ou inacceptables, telles que définies à l’article L2152-1 du code de la commande publique sont rejetées.

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Attribution de la prime

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