Afin d’obtenir des gains économiques, l’acheteur doit décomposer les différents coûts de la prestation achetée et procéder à une analyse des différents postes de coûts de la prestation achetée, sans s’en tenir au coût d’achat immédiat. Réduire chacun de ces coûts nécessite une analyse poste par poste de votre marché pour agir efficacement (ex: pour un ordinateur, le prix de l’ordinateur est composé du prix du logiciel « système d’exploitation », le prix de chaque composant (processeur, mémoire etc…), le prix de livraison, le prix de la garantie etc…) Le coût global d’utilisation doit également être pris en compte dans la réflexion stratégique : le coût d’acquisition (ex: prix payé pour un matériel) le coût d’utilisation (ex: coûts logistiques compris) ; le coût de maintenance (ex: prix payé pour la maintenance du matériel) le coût de fin de vie (ex: prix payé pour la reprise du matériel) A savoir : le coût de maintenance est parfois plus élevé que le coût d’acquisition. De même les coûts indirects (ex: coût de la commande) sont parfois supérieurs au coût d’acquisition.

L’analyse des coûts dans la stratégie d’achat

La stratégie d’achat se décline en trois étapes : l’analyse du besoin interne, l’analyse du marché fournisseurs et enfin l’analyse des coûts. Comprendre l’analyse des coûts pour bâtir sa stratégie d’achat est nécessaire pour la génération des gains.

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Etude économique des structures de coûts

Pour aller plus loin et comprendre les méandres de l’analyse financière appliquée aux marchés publics, nous vous détaillons point par point les différentes composantes de l’analyse de coûts

Comprendre les coûts

Comprendre la décomposition des coûts, les inducteurs de coûts, le modèle de coûts fournisseurs pour mieux identifier les levier Achat associés.

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Méthode d’estimation des coûts

La réévaluation du modèle de coûts fournisseurs via l’utilisation du compte de résultat ou via l’approche descendante vous permet de mieux connaître vos fournisseurs pour parfaire vos négociations et stratégies.

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Le coût global / TCO

Le coût global comprend l’ensemble des coûts engendrés pour la conception, la réalisation, l’investissement, l’exploitation et la maintenance, éventuellement l’impact social et environnemental, le démantèlement ou le recyclage et l’élimination…sur une période déterminée et pour un périmètre déterminé. Le périmètre et la période doivent clairement apparaître.

Il s’agit du coût d’acquisition auquel s’ajoute le coût d’utilisation, les coûts tout au long du cycle de vie. En particulier, lorsqu’il s’agit d’un ouvrage, d’un équipement ou d’un matériel, des frais d’utilisation viendront s’ajouter au coût initial pendant leur durée de vie : entretien, consommables, pièces de rechange, consommation d’énergie, traitement des déchets, formation, etc. En outre, cette durée de vie dépend de qualités telles que la résistance à l’usure ou aux agents extérieurs, etc.

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L’analyse des coûts fournisseurs

Les méthodologies pour analyse les coûts fournisseurs via benchmark ou études de marché et sourcing

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Choisir la bonne forme de prix et adapter son BPU ou sa DPGF

• la tarification unitaire, exprimée en jours-hommes (ou en heures dans certains cabinets d’avocats d’affaires), est strictement proportionnelle au temps passé par les consultants. Elle varie selon le niveau de compétence des consultants (la « séniorité ») La tarification unitaire est utilisée dans un tiers des cas, selon le syndicat professionnel Syntec. Elle est courante pour les prestations d’expertise, notamment de conseil juridique. Ce mode de facturation traduit la préoccupation du service prescripteur de pouvoir quantifier les effectifs en renfort dont il a besoin : il est assez éloigné d’une logique de recherche d’un résultat ou d’un impact, à la différence des tarifications au forfait ou à l’unité d’œuvre ;
• la tarification forfaitaire définit un montant de facturation pour la fourniture d’un « livrable » commandé ou d’une prestation prédéfinie. Son montant est fixé d’avance et non ajustable en fonction des moyens mis en œuvre. Ce type de mode de facturation est utilisé, selon Syntec, dans près des deux tiers des cas, ce que l’enquête de la Cour a confirmé. C’est par exemple le mode de facturation qui est, le plus souvent, utilisé par l’Agence des participations de l’État pour ses conseils juridiques, financiers et stratégiques ;
• la tarification à la performance ou au résultat (success fee) est plus rare (environ 5 % des cas). Elle combine en général une part forfaitaire et une part, positive ou négative, déclenchée par l’atteinte ou non d’un résultat préalablement fixé (niveau de performance, quantité de « livrables », respect des délais.). Le ministère irlandais du revenu a utilisé ce type de rémunération de ses consultants pour la mise en place des dispositifs de lutte contre la fraude fiscale. Le marché de déploiement du système d’information comptable de la DCN fournit un exemple positif d’un tel mode de pilotage, puisqu’un système de bonus/malus était prévu en fonction de la certification ou non des comptes. Une réflexion est en cours à la direction générale des finances publiques pour un marché d’assistance à la lutte contre la fraude à la TVA. La mise en œuvre de ce type de tarification demeure complexe, notamment dans le choix puis la mesure des indicateurs pertinents et dans la prévention des comportements adaptatifs des prestataires. Le mécanisme de rémunération à la performance mériterait d’être étudié et mis en place chaque fois que les résultats attendus de l’intervention de conseils extérieurs sont clairement identifiés et attribuables à son action. Rapport de la Cour des comptes – Le recours par l’État aux conseils extérieurs – mars 2015

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Rédiger une formule de révision des prix

L’adéquation de la formule de révision des prix est désormais une nécessité pour maîtriser les coûts et la fructuosité du marché au regard de la crise économique lié à la pandémie COVIS et à la guerre en Ukraine. L’adaptation des formules de révision des prix reposera sur une relation gagnant gagnant permettant à l’administration de ne pas avoir à payer des prix de base grevés de provisions face à l’inadéquation des formules de révision et aux fournisseurs de pouvoir maîtriser leur trajectoire commerciale sur des contrats pluri-annuels.

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Les différentes annexes financières dans les marchés par l’exemple

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