Clausier contractuel : les clauses d’audit fournisseurs
| La mise en oeuvre d’audits du Titulaire d’un marché poursuit pour objectif la transparence des coûts, de la qualité des prestations réalisées ou des procédures de contrôle et de respect des engagements contractuels. Préventifs la plupart du temps, ils peuvent être menés de façon répressive en cas de constat de dérives sur un projet. Le contrat doit expressément prévoir la procédure d’audit, faute pour les CCAG de les intégrer nativement. |
Exemple de clauses (CCAP)
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Audit de dimensionnement
Au regard de l’obligation du TITULAIRE de développer et de maintenir le niveau de compétence de l’équipe chargée de la prestation, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de procéder à des audits de vérification des compétences de l’équipe.
En vue d’assurer la transparence quant au dimensionnement de ses équipes au regard des prestations effectuées et à effectuer, le TITULAIRE autorise le pouvoir adjudicateur à consulter à partir des outils propres au TITULAIRE, les informations de suivi d’activité des intervenants.
Sauf urgence, le pouvoir adjudicateur en avise le TITULAIRE par écrit avec un préavis de deux (2) semaines.
Le TITULAIRE doit se rendre disponible pour les opérations d’audit et de contrôle.
Il facilite l’accès à ses locaux aux représentants habilités du pouvoir adjudicateur chargés de contrôler le bon déroulement de la prestation.
Audit de sécurité
L’administration se réserve la possibilité de réaliser des audits de sécurité sur les Prestations objet du Marché qu’elles soient exécutées directement par le Titulaire ou par un sous-traitant. Ces audits peuvent le cas échéant être réalisés par l’ANSSI ou tout autre organisme extérieur indépendant et impartial. Cet organisme ne peut être un concurrent du Titulaire sur le périmètre des Prestations objets du Marché.
A cette fin, un rapport d’audit est transmis au Titulaire.
Les opérations d’audit sont effectuées à distance ou depuis les locaux d’exécution des Prestations pendant les heures d’ouverture.
En cas d’audit dans les locaux d’exécution des Prestations, l’administration avise le Titulaire par écrit dix (10) Jours ouvrés minimum à l’avance de la requête d’audit en en précisant la période et le périmètre.
Le Titulaire s’engage à collaborer loyalement avec l’auditeur et pour se faire, notamment à lui fournir tous documents et informations lui permettant d’effectuer sa mission.
Le rapport d’audit peut être communiqué en tout ou partie au Titulaire à la demande de ce dernier.
En cas de résultat de l’audit ne respectant pas les conditions, le Titulaire propose un plan de correction et/ou une solution alternative dans un délai d’un (1) mois. A défaut, la Prestation peut être résiliée par l’administration aux torts du Titulaire et sans indemnités dans les conditions décrites à l’article 50 du CCAG/TIC.
Estimation excessive de charges (Accords-cadres)
Au cas où le pouvoir adjudicateur estimerait, au vu de l’évaluation préalable du besoin qu’il a fait, que l’offre est inacceptable du fait d’une surestimation de la charge associée à la prestation demandée, il pourra avoir recours à l’une des options suivantes ou successivement à chacune de celles-ci :
Engagement d’une discussion avec le titulaire
Opérations de vérification des charges consommées après exécution
Résiliation de l’Accord-cadre
Le pouvoir adjudicateur aura la faculté de procéder à la résiliation de l’accord-cadre aux torts du titulaire sans que celui-ci ne puisse prétendre à indemnité. Une décision de résiliation motivée sera notifiée au titulaire qui disposera d’un délai de 5 (cinq) jours ouvrés pour présenter ses observations. Passé ce délai, la décision sera définitive.
Audit de respect des engagements
-
- permettre aux personnes mandatées par le pouvoir adjudicateur, l’accès pendant les heures normales de bureau aux informations nécessaires à l’exécution des audits ou revues,
- présenter aux auditeurs et aux personnes chargées des revues les documents relatifs à l’exécution du accord-cadre, et à répondre à leurs questions,
- mettre en œuvre les mesures correctives éventuellement nécessaires.
Dans le cas d’un audit planifié par le pouvoir adjudicateur et sous-traité à un tiers, les frais d’audit seront pris en charge par le pouvoir adjudicateur si le rapport d’audit ne révèle pas de dysfonctionnement. Si l’audit révèle des dysfonctionnements, les frais engagés par le pouvoir adjudicateur seront remboursés par le Titulaire sans délai.
■ ■ ■ Clause 2
L’administration prend en compte dans son système de contrôle interne les contrôles mis en place par le titulaire, et est susceptible de mettre en œuvre des contrôles compensatoires en cas de faiblesses des contrôles internes du titulaire. Pour être en mesure de connaître les forces et les faiblesses des contrôles du titulaire, un organisme indépendant peut les auditer et l’administration doit pouvoir prendre connaissance des résultats de l’audit.
Le titulaire doit disposer d’une politique de sécurité informatique, si possible basée sur une norme, afin de démontrer sa volonté de protéger efficacement les données de l’administration. Pour s’assurer du niveau de contrôle interne du titulaire, l’administration peut se reposer sur les rapports obtenus par le titulaire dans le cadre d’un audit réalisé suivant la norme ISAE 3402.
Dans la norme ISAE 3402, les rapports des auditeurs sont classés comme étant de type I ou de type II. L’administration privilégie les rapports de type II permettant de s’assurer de l’efficacité opérationnelle du contrôle interne du titulaire.
Si besoin était, l’administration, après en avoir avisé le titulaire et en lui précisant les thèmes par écrit, avec un préavis minimum de dix (10) jours calendaires, peut faire procéder à un audit par ses auditeurs internes ou par un cabinet notoire qui devront prendre un engagement de confidentialité.
L’audit ne peut être effectué par un concurrent direct du titulaire. Cependant, si le cabinet retenu est un concurrent direct du titulaire, le titulaire devra en informer l’administration dans un délai de 5 jours calendaires à compter de l’information de l’audit et motiver la raison de cette concurrence directe. L’administration proposera un autre auditeur.
L’audit peut être de conformité, d’efficacité ou porter sur une situation de crise.
Si un audit de conformité ou d’efficacité dure plus de 5 jours, les frais d’audit pourront être partagés ou à charge de l’administration, sur devis proposé du titulaire et accepté par l’administration. L’audit qui démontre une situation de crise ne sera pas pris en charge par l’administration.
Le titulaire ne pourra refuser plus de deux cabinets notoires proposés par l’administration. Il est convenu que la prise en charge financière sera définie au cas par cas conjointement entre les parties. L’audit sera à la charge du titulaire s’il est réalisé suite à une situation de crise permettant de démontrer la corrélation d’une ou plusieurs fautes directes du titulaire sur l’exécution de ses prestations et l’insuffisance des moyens matériels et/ou humains mis en œuvre par le titulaire pour réaliser les prestation demandées.
Le rapport d’audit est communiqué au titulaire qui disposera de dix (10) jours calendaires pour faire part de ses remarques.
Si un rapport d’audit fait apparaître quelque non-respect que ce soit des obligations du titulaire, ce dernier met en œuvre les mesures correctives nécessaires dans un délai maximum de trente (30) jours calendaires à compter de la notification de l’administration et aux frais du titulaire.
Au-delà de 30 jours calendaires et en l’absence de résultats, l’administration pourra lui appliquer des pénalités de retard telles que définies à l’article 10.1.3 du présent CCAP.
■ ■ ■ Clause 3 – simplifiée
L’administration se réserve à tout moment la possibilité de réaliser des audits internes ou externes sur les prestations du Titulaire voire sur les conditions de réalisation des prestations, notamment sur les aspects de confidentialité, de sécurité et de respect des conventions de l’OIT, des lois et des règlements, etc.
Le Titulaire sera informé de cette action sous préavis minimum de 5 jours ouvrés, formalisée par courriel de l’Administration.
Ces audits ou visites ont un caractère obligatoire.
Le Titulaire s’engage à procurer le libre accès à ses ateliers à l’Administration et à mettre gratuitement à sa disposition les moyens nécessaires à l’accomplissement de son audit.
Le Titulaire s’engage à communiquer, dans ce cadre, l’ensemble des informations nécessaires à ces audits dans les meilleurs délais sans que ces derniers n’excèdent 72 heures, et donnera aux auditeurs mandatés par l’Administration l’accès aux locaux des prestations et aux informations techniques et organisationnelles.
En cas d’obstacle à l’intervention des auditeurs, le titulaire encourt une pénalité égale à 1/3 000 du montant prévisionnel hors taxes du marché à compter du premier jour calendaire de retard. Cette pénalité s’applique pour chaque jour calendaire de retard à compter de l’expiration des 72 h.
■ ■ ■ Clause 5 – Audit qualité
L’exécution du marché est auditable par l’Acheteur ou par un tiers mandaté par l’Acheteur. Dans ce dernier cas, le prestataire ne peut être un concurrent direct du Titulaire. Au maximum, deux (2) audits par an sur l’ensemble des prestations peuvent être exécutés. Le Titulaire est informé au plus tard deux (2) semaines calendaires avant le début de l’audit.
Il est convenu que l’objet de la mission d’audit sera arrêté par les parties dans le cadre des comités de pilotage.
Les résultats de l’audit sont communiqués pour arbitrage au comité de pilotage dont le rôle et la composition seront définis dans le PAQ.
Ces audits ne sont pas exclusifs des opérations de vérifications prévues à l’article 7 du présent CCAP ci-dessus.
L’exécution du marché peut également faire l’objet de revue préventive régulière de la part de l’Acheteur. Les résultats de ces revues sont communiqués au comité contractuel, pour arbitrage.
Le Titulaire s’engage à :
Permettre aux personnes mandatées par l’Acheteur, l’accès pendant les heures normales de bureau aux informations nécessaires à l’exécution des audits ou revues,
Présenter aux auditeurs et aux personnes chargées des revues les documents relatifs à l’exécution du marché, et à répondre à leurs questions,
Mettre en oeuvre les mesures coercitives éventuellement nécessaires. Les deux parties conviennent que l’Acheteur, après en avoir avisé le Titulaire par écrit, avec un préavis de deux (2) jours, pourra faire procéder par un tiers ou procéder lui-même à un audit de tout ou partie des prestations en cours de réalisation, des moyens et des conditions d’exécution mis en oeuvre par le Titulaire au titre du marché et ce, à tout moment pendant l’exécution du marché et sans qu’il soit nécessaire d’en justifier les raisons. L’Acheteur notifiera au Titulaire l’identité de la structure d’audit retenue lorsqu’il s’agit d’un cabinet extérieur, l’objet de la mission, la durée envisagée de la mission et le nom des experts missionnés. Tout refus devra être motivé par le Titulaire.
Les parties définiront en commun sur proposition de l’Acheteur une liste non-exclusive de cabinets d’audit susceptibles d’intervenir, liste qui sera intégrée dans le cadre du PAQ et revue annuellement. Le Titulaire ne pourra récuser les propositions de l’Acheteur que dans l’hypothèse où la société désignée exercerait une activité directement concurrente.
Contrôle des compétences de l’équipe du titulaire
■ ■ ■ Clause 1
Au regard de l’obligation du TITULAIRE de développer et de maintenir le niveau de compétence de l’équipe chargée de la prestation, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de procéder à des audits de vérification des compétences de l’équipe.
En vue d’assurer la transparence quant au dimensionnement de ses équipes au regard des prestations effectuées et à effectuer, le TITULAIRE autorise le pouvoir adjudicateur à consulter à partir des outils propres au TITULAIRE, les informations de suivi d’activité des intervenants.
Sauf urgence, le pouvoir adjudicateur en avise le TITULAIRE par écrit avec un préavis de deux (2) semaines.
Le TITULAIRE doit se rendre disponible pour les opérations d’audit et de contrôle.
Il facilite l’accès à ses locaux aux représentants habilités du pouvoir adjudicateur chargés de contrôler le bon déroulement de la prestation.
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